Aging list: o que é, benefícios e como fazer esse relatório

Equipe TOTVS | 24 maio, 2022

O aging list é uma ferramenta extremamente útil para a contabilidade empresarial, servindo de auxílio ao empreendedor na hora de quitar corretamente suas contas a pagar. É um recurso que garante maior equilíbrio financeiro ao negócio.

Você já se encontrou em uma situação confusa quanto aos títulos a pagar e receber da sua organização e precisou passar horas organizando os documentos para entender a relação correta?

Bom, é algo que pode acontecer, especialmente se falamos de líderes de negócios que não são tão familiarizados com números e nem com processos de gestão financeira.

Mas saiba que é normal — e para prevenir você de erros que existem ferramentas como o aging list.

Que tal entender mais sobre o assunto e compreender como o aging list pode ser determinante para sua contabilidade? É só seguir a leitura!

O que é aging list?

O aging list é uma ferramenta que lista as contas a pagar e receber conforme sua ordem cronológica de vencimento. Assim, é possível gerenciar os pagamentos a realizar e os valores a receber, bem como gerenciar os atrasos.

É uma forma de manter o equilíbrio financeiro, honrar seus compromissos e administrar a inadimplência dos clientes.

Esse tipo de classificação, que traduzindo significa “lista de envelhecimento”, proporciona uma visualização completa dos títulos a receber e pagar em determinado período (como em 30 dias, por exemplo).

Assim, você tem em mãos uma lista que indica todas as dívidas que deverá pagar (e quando), bem como todos os valores que tem a receber (e quando).

Dessa maneira, você tem maior transparência e segurança na análise financeira e no controle do fluxo de caixa, possibilitando uma compreensão completa do quanto a empresa pode investir ou quanto irá faltar para honrar seus compromissos.

Quais são os benefícios do aging list para as empresas?

Agora que você sabe o que é aging list, que tal conhecer alguns dos benefícios dessa ferramenta?

Quando falamos de gestão financeira, todo instrumento que auxilia no controle pode ser útil na realidade de uma empresa.

No entanto, existem casos e casos em que uma aging list deve ser aplicada. Se você avalia que é o cenário da sua empresa, então saiba que essa ferramenta pode ajudar em vários fatores, como: 

Melhore seu controle financeiro

O aging list é uma ferramenta que possibilita melhor controle da saúde financeira do seu negócio.

E se você pudesse, em questão de segundos, identificar todos os títulos a pagar e receber da sua semana ou do seu mês?

Com certeza ajudaria na gestão de pagamentos, por exemplo, possibilitando maior organização na hora de agendar cada um deles — sem que seja necessário correr contra o tempo para pagar uma conta que vai vencer ou arcar com os juros de um título vencido.

Além disso, lembre-se de que falamos também de gestão tributária: o aging list ajuda a controlar o pagamento dos impostos, o que coloca sua empresa em dia com a Receita Federal.

Faça uma melhor organização das contas a receber

Uma boa organização financeira passa também pela necessidade de entender quando seus clientes vão realizar os pagamentos.

Afinal, tem tudo a ver com alguns indicadores essenciais para sua operação, como a liquidez corrente.

Saber que o dinheiro vai cair no dia 5 e não no dia 10 pode prepará-lo para diversos cenários, seja a quitação de suas dívidas ou a realização de novos investimentos.

Monitore sua taxa de inadimplência

Qualquer empresa está suscetível à inadimplência — ou seja, clientes que não honram seus compromissos e atrasam seus pagamentos.

O aging list é mais uma ferramenta que auxilia no controle dos inadimplentes, permitindo que você identifique exatamente quem são os clientes devedores.

Essa autonomia pode ser relevante de várias maneiras, como na análise individual dos casos de inadimplência para que se possam criar estratégias personalizadas de cobrança — que sejam benéficas ao seu negócio, mas também acessíveis ao cliente em questão.

Aumente sua eficiência operacional

Tudo isso implica em uma melhor eficiência do seu setor financeiro, permitindo que você se organize com mais cuidado, direcionando seu negócio para o crescimento conforme suas finanças permitem.

É uma forma de complementar sua estratégia de crescimento, mas de modo que seja uma jornada conduzida com o entendimento da situação financeira completa.

Melhore sua relação com fornecedores

Vale dizer que o aging list é um excelente recurso para melhorar sua relação com os fornecedores, aprimorando sua jornada como parceiros do negócio.

Não atrasar nenhum pagamento é obrigação de todo negócio — e certamente você espera isso de seus clientes.

No entanto, no caso dos fornecedores, e se você identificar espaço para antecipar o pagamento dos títulos?

Certamente seus fornecedores vão gostar, o que pode fortalecer o laço comercial de sua relação, impactando positivamente na comunicação e, quem sabe, até nas condições dos negócios futuros?

Entenda a saúde financeira da empresa

Compreender exatamente a quantas anda a saúde financeira do seu negócio é crucial para saber qual o momento de acelerar ou pisar no freio.

Ao entender se o seu mês vai fechar no azul ou vermelho com antecedência, você tem tempo para se planejar:

  • Criar promoções que estimulem seu fluxo de caixa;
  • Verificar se soluções como antecipação de recebíveis são possíveis;
  • Sondar instituições financeiras e bancos para entender as condições de empréstimos;
  • Negociar com clientes inadimplentes em busca de, ao menos, uma parte do dinheiro devido naquele mês.

Enfim, são incontáveis as situações que podemos elencar.

A certeza é que ter um entendimento aprofundado das contas a pagar e receber da sua operação é um tipo de conhecimento que pode livrá-lo de problemas no curto e médio prazos.

Identifique as falhas do negócio

Uma característica do aging list na contabilidade é que ele permite também a classificação das receitas e despesas.

Além de simplificar na hora de fazer levantamentos importantes, como o DRE e outras demonstrações contábeis, possibilita que você identifique falhas no fluxo de caixa.

Ou seja: há algum tipo de incoerência nas cobranças? Houve algum pagamento duplicado nos últimos meses? Há clientes pagando mais ou menos do que deveriam?

Todo esse contexto é possível de se obter com o aging list.

Tome decisões baseadas em dados

Por fim, o aging list nada mais é do que uma solução que compila dados para oferecer uma visão melhor embasada de sua operação.

Isso significa que, ao utilizá-lo, sua empresa vai tomar as decisões baseadas nos dados que o aging list proporciona.

É um fortalecimento estratégico que mira o crescimento organizado e saudável do negócio.

Que tipo de negócio precisa do aging list?

O aging list é uma ferramenta muito útil, mas, como mencionamos anteriormente, sua aplicação depende da realidade e das necessidades do seu negócio.

Primeiro, vale dizer que nem toda empresa precisa do aging list.

Na verdade, o aging list é uma ferramenta mais adequada para organizações que lidam com muitos clientes e fornecedores e não possuem datas específicas para realizar pagamentos ou centralizar cobranças.

Para muitos negócios, inclusive, isso não é possível.

No entanto, existem empresas que lidam com muitos prestadores de serviços e centralizam o pagamento para uma data específica.

Nesses casos, o aging list pode ser dispensado.

Mas em um varejo, por exemplo, em que o dia a dia é repleto de vendas e as relações com fornecedores são voláteis conforme a demanda, o aging list pode ajudar muito!

Depende de uma análise das necessidades do negócio e da organização de sua gestão financeira.

Aging list e fluxo de caixa são a mesma coisa?

Apesar de parecer semelhante, o aging list não é a mesma coisa que fluxo de caixa. Enquanto o primeiro é um recurso complementar à gestão financeira, o segundo é essencial para o acompanhamento das movimentações.

O aging list tem a função de servir como um relatório de contas a pagar e receber, pura e simplesmente. É um relatório completo, com nomes e valores, mas objetivo.

Já o fluxo de caixa demonstra todas as movimentações de um negócio. Ou seja, os valores brutos que entraram e saíram do caixa, classificando cada transação.

Na prática, podemos afirmar que o aging list complementa o fluxo de caixa.

Como fazer o aging list?

O aging list é um relatório de contabilidade. Ou seja, assim como acontece com o fluxo de caixa, ele pode ser feito em uma planilha ou utilizando um sistema de gestão com função dedicada.

Para isso, basta criar uma tabela e relacionar os campos que você crê serem necessários para informar tudo que a lista de envelhecimento requer, como o nome do cliente/fornecedor e a data de vencimento do tributo.

Nossa dica é apostar em um sistema de gestão financeira, que conta com módulo específico para o aging list (assim as informações são atualizadas automaticamente, bem como o preenchimento da lista).

Que informações devem ser incluídas no aging list?

O aging list é um relatório que visa listar todas as informações sobre os títulos a pagar e receber dentro de um período de tempo. Por isso, pode conter as informações que você achar necessárias!

Em geral, indicamos seguir a seguinte estrutura:

  • Nome do cliente/fornecedor
  • Data de vencimento
  • Data de pagamento

Procure também dividir a lista entre receitas e despesas, bem como incluir um filtro para descrever a situação de cada título (não pago, quitado, atrasado 30/60/90 dias etc.).

Fazer o aging list no Excel é a melhor solução?

Não há como dizer que o aging list no Excel seja a melhor opção, já que um sistema de gestão é muito mais prático e dinâmico, porém é uma solução viável para empresas menores ou que visam testar a ferramenta.

Por que falamos isso? Bom, fazer o aging list no Excel é fácil e pode ser bem rápido, no entanto, para atualizá-lo é necessário que a alteração seja realizada manualmente.

Trata-se de uma carga de trabalho considerável, especialmente porque o responsável vai precisar revisar todas as informações lançadas e conferi-las sempre que necessário.

Ou seja, apesar de simples de fazer, seu controle é complexo e exige muita atenção — o que torna esse um processo passível de erros.

A importância da tecnologia para gerenciar seu negócio

Como mencionamos, a gestão financeira do seu negócio pode ser desafiadora — mas as ferramentas tecnológicas podem torná-la mais simples, prática e eficiente!

Lidar com clientes, fornecedores, prestadores de serviços, impostos e tributos, contas a pagar e receber, investimentos, projeções… Tudo isso torna sua gestão mais carregada de obrigações.

Ou seja, há pouco tempo para agir estrategicamente e realizar análises que favoreçam sua operação, por exemplo.

A tecnologia auxilia justamente nesse ponto, pois fornece os recursos necessários para automatizar várias funções operacionais e integrar dados.

Assim, relatórios como o aging list podem ser feitos com apenas alguns cliques!

Sistemas de gestão da TOTVS

Você sabia que a TOTVS possui as soluções tecnológicas que sua empresa precisa para melhorar de vez sua gestão?

A maior empresa tech do Brasil, pioneira no desenvolvimento de ERPs e presente no mercado com diversas soluções tecnológicas, possui um portfólio completo para sua organização.

Entre nossas soluções, temos sistemas de gestão que automatizam e padronizam todos os aspectos do backoffice da sua operação — incluindo o setor financeiro.

Assim, realizar todo o controle de caixa é mera questão de organizar os processos e automatizar as ações, deixando aos seus funcionários apenas a função de supervisionar os resultados.

Além de várias outras possibilidades, inclusive o controle de caixa e o acesso a relatórios aprofundados, como o aging list.

E, então, que tal revolucionar a gestão do seu negócio agora mesmo?

Confira todos os sistemas de gestão da TOTVS e como eles podem ajudar seu negócio!

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Conclusão

E você, gostou de aprender mais sobre aging list e a sua importância na gestão de um negócio?

Ferramentas como essa podem ajudar a melhorar a administração de seus indicadores financeiros, possibilitando alcançar suas metas e objetivos.

E no seu negócio, o aging list já é utilizado? Saiba que você pode aplicá-lo com uma planilha ou, caso queira mais facilidade e menor índice de erros, com um sistema de gestão, como os ERPs da TOTVS.

Esperamos que esse conteúdo sirva de base para que você aplique o aging list, contribuindo na administração da sua organização.

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