Processos automatizados no RH: descubra como melhorar a operação

Contar com processos automatizados é uma estratégia que proporciona diversos benefícios para o RH da empresa, entre eles, o aumento da eficiência na execução das tarefas. O uso da tecnologia contribui para que as rotinas sejam otimizadas, o que reflete nos resultados alcançados.

Nesse artigo, vamos abordar essa questão com mais profundidade, explicando a importância do investimento em tecnologia, como adotar a automação e as soluções específicas para o setor de Recursos Humanos. Saiba mais agora mesmo!

Conheça os processos que podem ser automatizados

O investimento em tecnologia contribui para que diversos processos sejam automatizados no RH, até mesmo os mais burocráticos. Entre eles, estão:

  • a gestão da folha de pagamento;
  • o controle do ponto eletrônico;
  • as rotinas ligadas à Medicina e Segurança do Trabalho;
  • as rotinas ligadas a processos trabalhistas;
  • o banco de currículos;
  • as rotinas ligadas a recrutamento e seleção;
  • a avaliação de desempenho dos colaboradores.

Com o uso de tecnologia, eles passam a ser executados de forma automática, o que ajuda a aumentar a agilidade e diminuir o risco de erros (além da necessidade de retrabalhos).

A importância do investimento em automação do RH

Um dos principais motivos para tornar os processos automatizados está ligado à burocracia existente no setor. Nesse sentido, contar com uma solução completa e especializada permite que as rotinas sejam executadas com mais eficiência e eficácia, ou seja, o sistema contribui para o cumprimento das obrigações (ligadas à legislação, aos prazos, aos documentos, entre outras questões).

Assim, os colaboradores podem se preocupar com atividades mais estratégicas, que vão contribuir para que os objetivos organizacionais sejam alcançados. Como consequência, isso também contribui para o aumento da motivação, já que essas rotinas mais exaustivas passam a ser realizadas com mais facilidade e rapidez.

Além disso, também existem outros benefícios que podem ser obtidos com a utilização de um sistema voltado para o RH. Entre os principais, podemos citar:

  • diminuição no tempo de execução das atividades;
  • redução do risco de erros e perdas de informações importantes;
  • aumento da produtividade da equipe;
  • otimização dos processos;
  • otimização da mão de obra;
  • melhora na comunicação;
  • aumento na segurança dos dados dos colaboradores;
  • redução de custos;
  • processos decisórios mais acertados (baseados em dados sólidos e confiáveis).

Por onde começar a operação de automação

A automação dos processos precisa ser feita de forma planejada e organizada, para que seja bem-sucedida e proporcione os benefícios esperados para a empresa. Nos próximos tópicos, vamos mostrar alguns passos que podem (e devem) ser adotados.

Definição de metas

Antes de mais nada, é necessário definir as metas em relação ao projeto. O que se espera alcançar com o investimento em um sistema de RH? Quais rotinas devem ser otimizadas? Perguntas como essa ajudam a direcionar esse planejamento dos objetivos, além de auxiliar no entendimento de quais ações devem ser adotadas para alcançá-los.

Identificação das necessidades

A identificação das necessidades também é outro passo importante. Nesse caso, é preciso levantar quais falhas se deseja corrigir, quais processos devem ser automatizados, quais melhorias precisam ser feitas, entre outras coisas.

Com essa etapa concluída, fica mais fácil saber quais funcionalidades o sistema de gestão de RH deve ter para suprir as demandas da empresa. Assim, as chances de contratar uma solução ineficiente são consideravelmente reduzidas.

Mapeamento dos processos

Nessa fase, deve-se realizar o mapeamento dos processos que serão automatizados. Para isso, cria-se um desenho dos fluxos de trabalho, contemplando as atividades realizadas. Assim, torna-se possível saber quais melhorias precisam ser realizadas (como a eliminação de etapas desnecessárias ou repetitivas) e quais falhas devem ser corrigidas.

Esse esforço ajuda a otimizar as rotinas e torná-las ainda mais eficientes, o que potencializa os resultados que podem ser obtidos com a automação.

Investimento em tecnologia

A automação dos processos envolve, principalmente, o investimento em tecnologia. Existem diversas soluções disponíveis no mercado voltadas para a gestão de RH, que podem contribuir para a otimização dos processos na empresa.

Contudo, a escolha deve ser feita de forma cuidadosa, levando em consideração os objetivos e as necessidades apuradas na fase de planejamento. Essas orientações são fundamentais para escolher a solução que oferece as funcionalidades necessárias.

Além disso, também é de suma importância avaliar a empresa desenvolvedora do software. Busque por organizações que tenham boa reputação e tradição no mercado, além de serem reconhecidas de forma positiva.

Conheça as soluções TOTVS para automação do RH

A TOTVS oferece soluções que contribuem para a automação dos processos de RH. A seguir, explicamos quais são elas e como elas ajudam a otimizar as rotinas do setor.

ERP

O ERP é um sistema de gestão integrada, que permite a execução de tarefas de diversos setores da organização em uma só ferramenta. Isso quer dizer que, além de contar com uma base de dados unificada, a tecnologia evita o problema e os riscos de trabalhar com soluções isoladas (principalmente no que diz respeito ao compartilhamento de informações entre elas).

Entre as vantagens que ele proporciona, podemos citar:

  • redução de custos;
  • transparência (nos processos e nas informações);
  • integração;
  • equipe direcionada para atividades que ajudam a valorizar os colaboradores;
  • personalização;
  • criação de relatórios que contribuem para a melhoria na gestão.

TOTVS RH

O TOTVS RH é uma solução especificamente voltada para rotinas de Recursos Humanos nas empresas. Ele oferece funcionalidades voltadas para o controle de ponto eletrônico, a gestão da folha de pagamento, a Medicina e Segurança do Trabalho e ainda conta com um módulo de BI/Analytics.

Por meio dele, o gestor pode acompanhar indicadores de desempenho que ajudam a entender melhor a performance do setor e a tomar decisões cada vez mais acertadas.

Investir em processos automatizados no RH é uma decisão que proporciona diversas vantagens, principalmente ligadas a uma gestão baseada em dados, ao aumento da eficiência e à otimização dos processos. Assim, pode-se dizer que essa estratégia tem um custo-benefício satisfatório, tendo em vista as melhorias que podem ser observadas.

O que achou deste artigo? Suas dúvidas em relação à automação dos processos de RH foram esclarecidas? Quer entender melhor como as soluções TOTVS podem alcançar contribuir para os benefícios citados? Então, entre em contato conosco agora mesmo e saiba mais!

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