Dicas para fazer o controle financeiro do seu escritório de advocacia

Equipe TOTVS | 22 novembro, 2021

Cada vez mais, estruturar o controle financeiro do escritório de advocacia é essencial para o sucesso no mundo jurídico. Com a concorrência acirrada, a pressão dos clientes sobre os honorários e os investimentos em tecnologia crescendo, é preciso inovar para se destacar no mercado.

Nesse ponto, a gestão financeira do seu escritório é fundamental para alcançar a máxima eficiência da sua operação. O que preserva a saúde financeira do escritório, eleva a sua rentabilidade e gera as informações necessárias para a tomada de decisões.

Hoje, não basta a banca apresentar excelência na prestação de serviços advocatícios, conhecer bem o negócio do cliente, construir a sua reputação e atrair talentos. 

O sucesso é uma união de vários fatores, sendo o controle financeiro do escritório um dos principais para garantir a sua perenidade.

Uma administração moderna pode trazer vários benefícios ao escritório, como a automatização de tarefas repetitivas, eficiência e agilidade nos seus processos internos, redução de erros e consolidação de dados para a tomada de decisões.

Assim, você e seus sócios podem focar na solução das dores de seus clientes, na geração de novas oportunidades por meio da prospecção de novos clientes e no desenvolvimento da sua equipe.

São ensinamentos que você raramente aprende na faculdade de Direito e, quando entra no mercado, precisa absorver rapidamente. 

Por tudo isso, a gente quer te ajudar. Assim, criamos o guia completo sobre controle financeiro do escritório de advocacia. Entenda o que é, a importância, como fazer e quais tecnologias você pode investir sem preocupações.

Vamos lá? Então siga a leitura do nosso guia e sinta-se livre para fazer suas próprias anotações e aplicar as dicas em sua banca!

O que é o controle financeiro de um escritório de advocacia?

O controle financeiro do escritório de advocacia envolve o planejamento, controle e organização das finanças da banca, de modo que ela possa operar com estabilidade e geração positiva de caixa e sendo lucrativa.

Esse é um dos pilares da gestão do escritório de advocacia, que engloba tudo o que é necessário para gerenciar o negócio.

Falamos de marketing, relacionamento com o cliente, finanças (incluindo folha de pagamento, orçamento, faturamento e cobrança), atração e seleção de talentos, gestão de pessoas, estruturas de remuneração, de tecnologia e de processos, definição de normas e políticas internas, e muito mais.

Bastante coisa, certo? Mas um fato é inegável: a eficiência de todos esses setores vai depender da forma que você gerencia o dinheiro que entra e sai do escritório.

Falamos, por exemplo, da sua política de elaboração dos honorários advocatícios, suas rotinas para pagamentos de obrigações fiscais e outros compromissos, sua relação com fornecedores e o faturamento de eventos previstos em contratos.

A importância do controle financeiro de um escritório de advocacia

A rotina do escritório de advocacia é muito dinâmica e, por vezes, incerta. Afinal, o seu sucesso depende, entre outros fatores, da demanda. Por isso, o controle financeiro deve ser conduzido com foco na estabilidade.

Afinal, como qualquer prestador de serviços, a demanda pode variar e atrasos nos recebimentos podem ocorrer.

Por isso, diversificar receitas e controlar os gastos, de modo que você mantenha o caixa do escritório positivo, é um excelente ponto de partida. 

Manter reservas para situações inesperadas, como a perda de um cliente importante ou sua inadimplência, e para a realização de novos investimentos também é recomendável.

Porém, é claro, a importância do controle financeiro do escritório de advocacia não se limita a isso. Como falamos, essa filosofia serve como uma forma de iniciar os processos.

Existem firmas em outro patamar de negócio, que buscam expandir receitas, fidelizar clientes, oferecer novos serviços e captar novos clientes. Para todos esses cenários, o bom controle financeiro é muito importante.

Mas em quais pontos da administração ele impacta? Separamos alguns para você conferir, veja só:

Auxilia na análise da saúde financeira

Com um bom controle financeiro do escritório de advocacia, você tem em mãos números precisos acerca do seu dia, semana, mês, trimestre ou ano.

Assim, pode analisar com mais assertividade a saúde financeira do negócio.

É uma forma de ficar por dentro de toda parte financeira (o que entra e o que sai) do negócio, bem como retirar dessas informações insights valiosos que vão se tornar ações de impacto em pouco tempo.

A análise financeira é uma etapa crucial do andamento das operações e para o crescimento do negócio — na verdade, é determinante para que isso aconteça. Por isso, cada vez mais as empresas vêm substituindo técnicas manuais – como o uso de planilhas – para adotar sistemas mais modernos para fazer a gestão. 

Hoje, busca-se o que há de melhor na tecnologia para simplificar estruturar a inserção de informações no banco de dados do escritório, de modo que os cálculos e relatórios sejam gerados e acessados automaticamente. Isso é fundamental para o controle das operações e para a tomada de decisões.

Mas esse é um assunto que vamos aprofundar logo mais.

O que queremos dizer é que a implementação de um bom controle financeiro pode ajudar a agilizar e melhorar a etapa de análise das finanças, bem como a auxiliar na fixação dos honorários advocatícios

Ajuda a estruturar o orçamento 

Tamanho potencial de análise que o controle financeiro do escritório de advocacia dá, que você tem maior poder para ajustar e estruturar seu orçamento.

Tudo começa com um plano de contas bem estruturado que será utilizado para registrar todas as transações financeiras ocorridas dentro do escritório e consolidar as informações.

Ou seja, entendendo onde se gasta mais e quais as principais receitas, é possível desenhar melhores e mais precisas estratégias de crescimento, bem como contenção de gastos.

Outro ponto importante é que o entendimento completo e atualizado sobre suas finanças permite que você saiba quais as áreas jurídicas, clientes e serviços são mais lucrativos e quais são deficitários e merecem ajustes.

Na rotina dos advogados, as despesas de clientes exigem um controle rígido para o correto reembolso, evitando que o capital de giro do escritório seja impactado. Da mesma forma, outras despesas podem pesar no bolso dos advogados e uma análise criteriosa dos gastos evita desperdícios.

Aliás, essa visão lhe permite também entender quais despesas pode reduzir com novos potenciais investimentos. Por exemplo, no meio advocatício, os gastos com papelada podem ser significativos. 

Hoje, porém, há soluções integradas que reduzem a necessidade do uso e do armazenamento do papel, liberando áreas do escritório através da digitalização. 

Além disso, uma tecnologia de GED (gerenciamento eletrônico de documentos) proporciona maior segurança contra acessos indesejados e facilita a organização e pesquisa do conteúdo dos documentos.

O mesmo com o envio de documentos, contratos e petições – algo que exige certo cuidado e capricho, bem como costumeiramente envolve gastos com cartório e também envio via motoboy ou serviços de entrega. 

Você já pode substituir boa parte desses procedimentos com o uso do Certificado Digital, que dá à assinatura digital a mesma validade jurídica da assinatura em punho.

Assim, pode reduzir boa parte dessas despesas e aproveitar a conveniência dos meios digitais para fortalecer suas comunicações.

Permite tomar decisões mais assertivas 

Com um bom controle financeiro do escritório de advocacia, você tem em mãos as ferramentas para tomar decisões assertivas e rápidas.

Muitas vezes, o potencial e a resiliência de um negócio são testados quando diante de desafios pontuais.

Devo investir nessa prospecção?”, “Devo cortar esse custo?”, “Devo oferecer um novo serviço em meu escritório?”.

São questões comuns ao gestor do escritório de advocacia e que, até então, eram tomadas em questão de semanas ou meses.

Agora, o cenário é outro.

As decisões precisam ser assertivas e tomadas com agilidade — pois isso é se diferenciar da concorrência.

A transformação digital trouxe incontáveis benefícios para os negócios, mas isso tem um preço: a urgência da evolução.

No mundo digital, as coisas se movem rapidamente, na velocidade dos dados — algo que ainda se mantém no setor advocatício.

E afirmamos isso mesmo sabendo dos problemas e da lentidão do sistema judicial. Porém, esse é outro lado da moeda.

O controle financeiro deve se precaver a esses empecilhos burocráticos e promover dados, informações e insights que permitam ao escritório driblar as dificuldades tão tradicionais do cenário brasileiro e tomar decisões baseadas em dados.

Ajuda na fixação dos honorários advocatícios

Repensar os honorários advocatícios é uma missão complexa, mas cada vez mais necessária diante de um mercado em constante evolução. 

Sua definição é uma das decisões mais importantes de um escritório pois tem forte influência na decisão final do cliente de contratação, na rentabilidade da operação e na posição competitiva do escritório.

O controle financeiro terá papel determinante para que esse processo ocorra de forma equilibrada, beneficiando tanto o cliente quanto o próprio negócio.

Afinal, no que basear seu modelo de cobrança de honorários?

Com uma solução avançada, que modernize a gestão financeira, você pode ter em mãos dados assertivos sobre os atendimentos anteriores. Com eles, saberá o esforço necessário para prestar serviço equivalente, os profissionais a serem alocados, o custo a ser incorrido e o resultado esperado.

Desse modo, é possível estipular os valores mais adequados para o seu negócio — que gerem caixa, configurem uma margem de lucro adequada e que também sejam acessíveis ao cliente.

Como fazer o controle financeiro de um escritório de advocacia? 

Para fazer o controle financeiro do escritório de advocacia acontecer, é preciso seguir uma série de passos: do planejamento até a operação. É essencial estabelecer processos e padronizar as execuções.

Desse modo, fica mais fácil controlar o dia a dia operacional e lidar com as contas, com a contabilidade e com todas as obrigações tributárias envolvidas.

Além disso, o bom controle financeiro também ajuda o gestor encarregado a não se afundar no trabalho.

Afinal, um setor organizado e com equipe bem treinada significa uma rotina alinhada com os objetivos e metas do escritório e a boa prestação de serviço aos clientes. Assim, é possível lidar com os problemas de maneira mais leve.

O setor financeiro costuma ter períodos de demanda muito intensa, como na época do faturamento de honorários ou do pagamento dos colaboradores.

Estabelecer processos modernos ajuda a combater a necessidade de horas extras e alivia a tensão dos ombros dos funcionários.

E claro: permite que você balanceie suas finanças.

Desse modo, o mês com altas entradas no caixa vai poder compensar o mês com um baixo resultado, evitando que o escritório opere no vermelho e tenha desequilíbrios de caixa.

Agora, como conquistar tudo isso? Bom, os primeiros passos a gente pode te mostrar, confira:

Defina metas e objetivos 

Para que o controle financeiro do escritório de advocacia seja realmente eficiente, é preciso ter um horizonte. Ou seja, um ou mais objetivos em mira.

O que você almeja para o seu escritório, financeiramente, para o próximo mês, trimestre e ano? São pontos que devem ser discutidos.

Afinal, uma simples (embora não tão fácil) meta de “redução de custos no setor X” começa pelo financeiro e sua capacidade de análise. O mesmo para redução dos valores atrasados ou para a redução no prazo de faturamento.

Essas metas e objetivos vão ajudar o setor a direcionar suas ações, de modo a contribuir para a estabilidade e o desenvolvimento do negócio.

Conhecer o fluxo de caixa

Fique por dentro do seu fluxo de caixa: acompanhe seus clientes e fornecedores, as entradas e saídas que geral, os impostos pagos, a folha de pagamento… Tudo!

É preciso ter uma ampla compreensão dos ativos e passivos, de modo que você possa se organizar em relação aos pagamentos e recebimentos, mantendo a estabilidade operacional.

Identifique as despesas e a receitas

Não atenha-se apenas à visão global das suas despesas e receitas.

Entenda quais são os seus gastos fixos que são menos flexíveis e quais são seus gastos variáveis que acompanharão o nível de demanda de serviços. Diferencie as receitas mais estáveis (como os partidos) daquelas receitas excepcionais (como os êxitos).

Examine o resultado não só a nível do escritório, mas também das suas equipes jurídicas e até dos profissionais. Ao mesmo tempo, avalie os seus clientes e os casos por áreas jurídicas.

São informações que ajudam você a entender os porquês do seu estado financeiro atual, bem como fortalecem seu potencial de previsibilidade.

Essa separação é uma excelente forma de detalhar o que acontece com suas finanças, o que simplifica a gestão por indicadores.

Projete diferentes cenários

Nesse conteúdo, batemos na tecla da instabilidade, já que nem sempre as coisas são como nós gostaríamos. O que aconteceria se você perdesse o seu maior cliente? Qual seria o impacto de introduzir uma nova área no escritório ou trazer uma nova carteira de processos?

Para o sucesso do seu escritório de advocacia, é crucial que todos os setores, não apenas o financeiro, estejam preparados para enfrentar diferentes cenários.

Uma ideia é criar um fundo emergencial para ser utilizado nessas situações, assegurando o caixa do escritório.

Desse modo, você evita atrasos em pagamentos e também quita as dívidas de curto prazo, evitando uma “bola de neve”.

Além disso, é claro, prepare-se para meses bons! Sim, eles podem — e com competência, irão — acontecer.

Evite que nesses tempos ocorra a retirada de dinheiro do caixa e deixe para que isso aconteça na distribuição de lucros, após o fechamento contábil do ano. Em vez disso, que tal estabelecer um pró-labore? É uma alternativa.

Como um software pode ser um aliado no controle financeiro de um escritório de advocacia?

O investimento em tecnologias no setor de advocacia bate, a cada ano, novos recordes em todo mundo. Tamanho o potencial do uso de softwares para gestão de escritórios e o ganho obtido com a sua implantação.

Para você ter ideia, em 2018, os investimentos em tecnologia para advogados bateram a marca de US$ 1 bilhão no mundo, de acordo com a Bloomberg.

Em 2019, esse número foi superado, atingindo a cifra de US$ 1,23 bilhões.

Esse movimento tem motivos: os softwares e plataformas para advogados funcionam.

Uma prova é a inserção do IA, blockchain e outras tecnologias inovadoras no processo de desenvolvimento e aprovação das cláusulas de contratos – os smart contracts.

Uma solução empoderada por recursos de IA pode ajudar advogados a revisar contratos em menos de uma hora, reduzindo de 20 a 90% do tempo normalmente investido no processo e ainda mantendo a acurácia.

Esses dados foram descobertos em levantamento da Legaltech.

No caso do controle financeiro do escritório de advocacia, o software de gestão auxilia em todos os processos do setor, de ponta a ponta.

Isso porque ele centraliza dados, permite automatizar várias tarefas e simplifica o entendimento sobre a situação financeira do negócio.

De acordo com a McKinsey, estima-se que o uso da tecnologia no escritório de advocacia pode automatizar cerca de 23% da carga atual operacional de cada advogado.

Falamos do preenchimento de planilhas, revisão e gestão de contratos, elaboração de petições, leitura de publicações, elaboração de relatórios para clientes e muito mais.

Isso se traduz em eficiência operacional e maior capacidade estratégica para lidar com os problemas reais dos clientes, contribuindo para o aumento das receitas.

Controle Financeiro Escritório Advocacia: 5 Vantagens de investir em um software 

Investir em um software para controle financeiro do escritório de advocacia pode ser a melhor decisão para o seu negócio em muito tempo. Isso porque a solução vai agregar valor, otimizar a eficiência do seu time, reduzir erros e garantir a integridade dos dados.

Trata-se de um investimento com alto potencial de ROI, que pode expandir sua visão e seu controle sobre os principais indicadores de desempenho.

No entanto, trazer um software de controle financeiro para sua rotina pode contribuir de várias maneiras, como:

Automatização

Reduza o tempo gasto com atividades manuais e repetitivas, uma constante na rotina jurídica e advocatícia, com o software de gestão.

Um sistema jurídico permite que seus gestores tenham uma visão completa sobre o dia a dia operacional da equipe. 

Desse modo, é possível distribuir as tarefas de maneira mais eficiente e designar aquelas repetitivas, de pouco valor, à própria tecnologia.

Esqueça as planilhas de Excel, deixe que o software encarregue-se disso.

Mais eficiência

O software de gestão jurídico permite que você adeque-se rapidamente à transformação digital, agregando maior eficiência em seus processos.

Do setor financeiro até o mero acompanhamento processual (tanto para você e seus advogados, como até mesmo para o cliente), você ganha agilidade e produtividade.

O processo de faturamento que pode durar até um mês, pode ser feito em poucos dias. O sócio pode rever as pré-faturas de qualquer lugar com total mobilidade e de forma digital. Tudo rápido, preciso e sem papel.

Integração de dados 

A carga operacional de um escritório de advocacia é pesada, o que reflete na rotina do setor financeiro.

Com um software, você organiza os processos e as informações, de modo a simplificar a conclusão de tarefas e a posterior análise de resultados via relatórios.

Isso porque o software centraliza informações e dados referentes a cada processo, desde cadastros e documentos até notas fiscais emitidas. As informações são atualizadas de forma instantânea, de forma que você terá uma posição sempre atualizada. Dê adeus àquele monte de planilhas!

Redução de erros 

Por mais que você tente evitar, erros fazem parte da rotina do escritório de advocacia. São tantos processos que é difícil evitar.

Porém, com um software de gestão, você garante maior segurança na realização das tarefas.

Afinal, todas as informações ficam centralizadas no sistema: basta inseri-las uma vez (o que, em muitos casos, acontece automaticamente) e pronto!

Basta concluir suas obrigações com apenas alguns cliques.

É algo extremamente importante para o setor financeiro, já que lida com diferentes números e valores.

Segurança da informação

Suas informações ficam centralizadas em um só lugar. Com perfis de acesso, somente pessoas indicadas poderão acessar as informações e alterá-las. 

Dessa forma, você garante a integridade dos dados, evita acessos indevidos e cópias de informações, protegendo os seus dados e dos seus clientes.

Nova call to action

Tecnologias TOTVS para o segmento Jurídico

Você sabia que a TOTVS possui tecnologias especializadas para o segmento Jurídico que auxiliam o controle financeiro do escritório de advocacia?

Trata-se de sistemas capazes de modernizar a rotina dos profissionais jurídicos e facilitar suas tarefas.

Especialmente, é claro, do setor financeiro.

Tudo com integração completa, infraestrutura robusta e escalável, pronto para crescer com seu negócio.

Para o setor financeiro, as tecnologias da TOTVS para Jurídico oferecem recursos para controle total dos acertos realizados, bem como automatização das tarefas de faturamento e administração da caixinha.

É por isso que 7 entre os 10 maiores escritórios de advocacia do Brasil utilizam nossos softwares.

Essa é a sua hora de entrar em nossa estatística de sucesso.

Conheça mais sobre o software jurídico da TOTVS e como ele pode ajudar seu negócio a controlar as finanças e crescer de maneira saudável!

Conclusão

O bom controle financeiro do escritório de advocacia é aquele que fornece as bases de uma operação de sucesso, com crescimento contínuo e segurança no fluxo de caixa.

No entanto, no meio jurídico, nem sempre os empreendedores sabem como direcionar o seu negócio para o sucesso.

Começar com um bom controle financeiro é um excelente ponto de partida, já que estabelece os pilares para toda sua operação.

Nossas dicas ajudaram você? Esperamos que sim!

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