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Automação Comercial: o que é, vantagens e porque investir

Equipe TOTVS | GESTÃO DE VENDAS | 08 março, 2021

A automação comercial vem mudando a forma de trabalho de muitas corporações por simplificar o atendimento e as operações internas.

O processo evita erros e retrabalhos, uma vez que reduz ou até dispensa a intervenção humana.

O sucesso da tecnologia é justificado: cada vez mais, as empresas buscam a automação para agilizar as atividades que, muitas vezes, são feitas de forma manual.

O resultado?

Entre outras coisas, um grande aumento de produtividade na empresa e uma considerável redução de custos.

Estrategicamente, a automação é um diferencial competitivo enorme para a sua loja e PDV.

No entanto, o acesso a esse tipo de tecnologia ainda é limitado, especialmente no varejo. Muitos nem mesmo sabem de todos os seus benefícios — que se aplicam para todos os tipos de negócio, inclusive PMEs.

Por isso, neste conteúdo, você vai aprender para o que serve a automação comercial, como funciona, qual sua importância e como avaliar as melhores ferramentas!

E então, vamos seguir nessa trilha de conhecimento? É só continuar a leitura desse guia completo sobre automação comercial.

O que é automação comercial?

Automação comercial pode ser definida como a utilização de ferramentas e métodos tecnológicos para automatização de tarefas corporativas. Ela pode ser aplicada tanto em ações operacionais como na parte estratégica do negócio.

A automação comercial é prima próxima do que conhecemos por automação industrial.

Enquanto a segunda tem o objetivo de otimizar as execuções dentro da planta fabril (mas também se estendendo ao backoffice), a automação comercial busca realizar o mesmo em comércios, lojas e PDVs — varejo em geral.

Ou seja, pode ser aplicado tanto na loja como em seus sistemas.

Para que serve a automação comercial?

A automação comercial serve para apoiar (ou muitas vezes assumir) processos operacionais, como o atendimento ao cliente ou geração de notas fiscais.

Sua aplicação no varejo tem o objetivo de otimizar os procedimentos diários, tirando a carga operacional dos ombros dos colaboradores e agilizando as tarefas.

Além disso, com apoio de recursos tecnológicos, é possível angariar dados e informações sobre cada uma dessas execuções automatizadas, o que traz mais segurança e prevenção de perdas para a sua loja.

O acesso a esses insumos podem ser decisivos para aprimorar a inteligência de negócios do seu comércio, auxiliando em uma melhor tomada de decisões.

O resultado de implementar a automação comercial em seu varejo é quase imensurável.

Depende muito do quão tecnológica sua empresa está disposta a se tornar.

No entanto, não se deixe enganar: a automação comercial traz ótimos resultados.

Um exemplo é a redução de custos.

Conforme dados da consultoria McKinsey, 45% das atividades pagas de hoje podem ser automatizadas por tecnologias atuais.

Isso significa uma economia de US$ 2 trilhões anuais em salários.

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Como funciona a automação comercial?

A automação comercial funciona com a utilização de ferramentas e soluções tecnológicas que otimizam, integram, padronizam e, claro, automatizam processos.

Ela pode ser implementada tanto na linha de frente de uma loja, apoiando a parte operacional de um sistema PDV, como no backoffice.

Dessa forma, você pode encontrar impactos positivos tanto no atendimento e no trato direto com o cliente, como na gestão do próprio negócio.

Quer alguns exemplos?

Para o PDV, existem soluções interessantes que agilizam várias etapas, como estações de autoatendimento que facilitam a tarefa para o cliente.

Hoje em dia, é possível encontrar inovações ainda mais interessantes, que utilizam de dispositivos IoT para ler o PDV e contribuir com insights para a tomada de decisões, como a disposição dos produtos na loja.

Outra tecnologia que ganha mais espaço é a Inteligência Artificial.

De acordo com outro estudo da McKinsey, de 2018 para 2019, houve um crescimento de 35% na taxa de adoção de ferramentas IA entre empresas do varejo.

Já no escritório, a automação comercial pode acontecer por meio de uma ou várias ferramentas. A mais utilizada é o ERP, um software de gestão que integra os setores e facilita a vida administrativa do seu negócio.

Com ele, você tem em mãos uma solução capaz de automatizar tarefas do setor Estoque, Financeiro, Vendas, Compras, RH e mesmo Atendimento Online.

Qual é a importância da automação para melhoria dos processos de uma empresa?

A automação comercial é uma resposta tecnológica aos anseios de um mercado que cada dia mais exige eficiência e agilidade. Como resultado, pode ser esperada a redução de custos e também o aumento nas vendas.

Esses são os pilares de empresas, do varejo ou não, que se destacam da concorrência.

A automação tem essa característica inigualável de transformar o foco do negócio, voltando seus principais colaboradores e setores para o braço estratégico.

Não importa o quão operacional seja a empresa, é a partir da estratégia que ela se mantém, se desenvolve e cresce.

Para o comércio, a automação é uma solução que vai muito além da simples conveniência de desocupar os colaboradores de suas tarefas repetitivas.

Você sabe qual o peso desse tipo de demanda?

Um estudo mundial conduzido pela Unit 4 descobriu que os trabalhadores em escritório gastam cerca de 69 dias no ano apenas em tarefas administrativas.

Ou seja, demandas sem valor algum — e que derrubam a produtividade da empresa.

Em valores, isso seria o equivalente a um desperdício de US$ 5 trilhões anualmente.

Ainda de acordo com a McKinsey, 60% das empresas poderiam salvar cerca de um terço do tempo gasto com processos produtivos se utilizassem automação.

Portanto, trata-se de uma necessidade para as organizações, uma forma de se posicionar como competidora real — e com potencial de crescimento.

Qual é o impacto da transformação digital nos negócios?

O que, de fato, impulsiona a automação comercial? Podemos citar vários fatores, mas um dos principais é a transformação digital.

O movimento, que define uma nova realidade para as empresas, buscando alinhá-las com soluções tecnológicas e digitais (como o cloud computing) é um dos propulsores dessa mudança.

E sua origem vem justamente dos consumidores, que passaram a ser muito mais digitais, conectados e (talvez por isso) exigentes.

Algo que se reflete tanto para os negócios B2C como B2B.

Para se ter ideia, a transformação digital e o foco na experiência do cliente podem gerar um aumento de 20 a 30% na satisfação do cliente, além de ganhos econômicos de 20 a 50%, conforme diz a McKinsey.

Por isso, às empresas cabe a adequação através de tecnologias inovadoras. Porém, é claro, tudo é um processo. Há empresas com melhores condições que outras, e que conseguem largar na frente quanto o assunto é inovação.

Mas não se engane, essa não é uma batalha perdida.

Qualquer empresa pode — e deve — passar pela sua própria transformação digital

A busca por soluções tecnológicas é ampla: há uma série de soluções no mercado, acessíveis para cada tipo de negócio e para todos os orçamentos.

Como a automação comercial ajuda em uma melhor experiência de compra do seu cliente?

Na prática, a utilização da automação comercial pode ser imaginada em uma série de tarefas. Praticamente todos os setores da sua empresa e loja podem se beneficiar.

Afinal, trata-se de uma tecnologia que integra informações e fornece insumos para que sua empresa e seu cliente se conectem, garantindo mais transparência e melhor contato entre eles. Para esse sistema damos o nome de CRM.

Quer saber as principais implementações? Veja só:

Estoque

Grande desafio para as empresas, controlar entradas e saídas de produtos do estoque pode ser complicado.

Quando há alta rotatividade ou situações como sazonalidade, o controle via planilhas pode apresentar altos riscos.

Um sistema que automatize e integre essas etapas dá uma visão ampla de cada movimentação, possibilitando maior poder de previsibilidade para melhorar a tomada de decisões.

Assim, sua empresa não sofre com faltas e nem excessos inesperados, favorecendo o orçamento.

Vendas

Processo de suma importância, a venda é outra etapa que pode se beneficiar demais com a automação comercial.

Ao atender de forma ágil o cliente, com auxílio de um sistema que emite documentos fiscais com agilidade, você ganha pontos com ele.

Além disso, um sistema como um ERP integra os dados.

Assim, você sempre terá em seu banco de dados todo histórico de engajamento, compras e informações sobre esse cliente — o que facilita na criação de estratégias de marketing segmentadas, potencializando seu ticket médio e sua fidelização.

Análise de crédito

No varejo, uma etapa muito importante antes da venda é a análise de crédito.

Sem um sistema que auxilie na verificação automática, sua empresa corre o risco de entrar em grandes “furadas”.

Controle financeiro

As empresas, especialmente no caso do varejo, registram grandes movimentações todos os dias.

Manter o controle sobre cada uma delas, garantindo entendimento sobre contas a pagar e receber, é um grande desafio.

Nem pense em conduzir esse processo manualmente, pois a chance de erros é muito alta.

Aqui, a automação comercial se encaixa como uma luva.

Todo processo de registro de movimentações e organização das contas fica a cargo do software de gestão, que automatiza todo processo, facilitando a gestão financeira.

Documentação fiscal

Muito além de gerar os documentos fiscais, é necessário conduzir outra tarefa para manter a empresa dentro dos compliances externos e internos: seu armazenamento.

Com um software apropriado, toda etapa de organização e armazenamento dos documentos fiscais são guardados na nuvem.

O acesso facilitado a cada um desses arquivos torna algumas tarefas muito mais simples, como: fechamento de caixa, controle de vendas (e seu tipo, como via cartão de crédito ou débito), giro de produtos e demais informações fiscais.

Quais são as vantagens de investir em automação comercial?

O sistema de automação empresarial pode atuar em diferentes setores de uma empresa, desde a coleta de dados importantes até a criação de estratégias às melhores formas de manter o relacionamento com o cliente.

Por meio da automação comercial, é possível organizar um registro do histórico de cada cliente que passa pela empresa.

Os dados resultantes são importantes para o desenvolvimento de práticas de fidelização do consumidor, como atendimentos customizados ou direcionamento assertivo de ofertas.

Veja suas principais vantagens:

Aumento da produtividade

A automatização de processos faz com que o tempo para realizar cada tarefa diminua. Atividades manuais – inclusive as burocráticas – dão espaço para os meios tecnológicos que simplificam o trabalho.

Integração do banco de dados

Ao aderir a uma solução de automação comercial, você integra seu banco de dados em toda empresa.

Ou seja, cada operação é mapeada e cada resultado é registrado.

Assim, fica muito mais fácil analisar o desempenho dos setores, bem como traçar objetivos e identificar gargalos operacionais. Isso sem contar com o alinhamento entre os times, tendo os dados compartilhados de maneira segura e transparente.

Padronização

Em uma empresa, a padronização é importante para manter o padrão de qualidade estabelecido. Muitas vezes, esse fator é definido por certificados, como o ISO.

Manualmente, é difícil realizar essa tarefa com consistência.

No entanto, ao automatizar as tarefas, você define parâmetros produtivos que jamais serão modificados. Isso contribui para melhores entregas!

Monitoramento de desempenho

Como você já aprendeu, uma das vantagens de integrar o banco de dados e ter acesso a essas informações, é a possibilidade de monitorar o desempenho geral da empresa.

Assim, todo processo de análise de oportunidades de melhoria é mais transparente e fácil, sem que seja necessário investir muito tempo na atividade.

Isso, por meio de um sistema de gestão, acontece de maneira intuitiva, com dashboard personalizados com os principais KPIs do seu negócio. 

Redução de custos

A lucratividade da companhia é ampliada, uma vez que você pode voltar seus colaboradores para as tarefas que precisam de mais assertividade e tomada de decisão.

Atividades e processos ineficientes podem ser detectados com a ajuda da automação reduzindo perda de dinheiro e tempo.

Além disso, há uma diminuição dos custos com trabalhos extras, e ocorrem menos erros nas tarefas diárias.

Melhoria da logística

A automação comercial proporciona um alto nível de controle sobre cada operação dentro da empresa, especialmente no varejo.

Isso possibilita que você alinhe cada setor para garantir entregas constantes ao setor logístico, cumprindo (e muitas vezes otimizando) os prazos.

Como saber se minha empresa deve investir na automação comercial?

A resposta mais simples seria: toda empresa deve investir na automação comercial.

Mas sabemos que você busca por embasamento.

Portanto, pense bem nos dados que trouxemos acima e que ilustram o panorama atual do mercado. A competitividade apenas cresce e o ambiente corporativo fica mais voraz a cada dia.

Por isso, inovações são tão bem-vindas:

Elas dão maior “poder de fogo” à players que até pouco tempo não se destacavam.

Mas aproveitar esse potencial é para poucos. É preciso estar ligado nas soluções que o mercado oferece, bem como nas oportunidades de negócio.

A automação comercial serve de base para que, dentro desse ambiente tão competitivo, sua empresa se mantenha e, no futuro, apenas cresça!

O que avaliar ao escolher um sistema de automação comercial?

E agora que você se convenceu sobre a automação comercial, sabe como escolher o melhor sistema? Durante o conteúdo, você conheceu algumas das aplicações.

Abaixo, preparamos um pequeno checklist de detalhes a avaliar antes de investir na ferramenta de automação.

Analise quais processos automatizar

Mergulhe nos processos operacionais e estratégicos do seu negócio. O intuito é mapear as execuções identificando dificuldades, tarefas repetitivas que não agregam valor e oportunidades de melhoria.

É a partir desse estudo que você pode entender os pontos críticos do negócio, direcionando melhor seus investimentos!

Pesquise possíveis fornecedores de softwares

E agora? É hora de buscar por fornecedores de software capazes de cumprir com sua demanda.

O ideal é procurar por organizações que ofereçam soluções amplas, como uma plataforma de ferramentas, e que proporcione recursos customizáveis. Assim, você e sua equipe podem moldar o software conforme as necessidades do negócio.

Outro ponto é a relevância da empresa.

Nomes de destaque no mercado, com anos de estrada, são mais confiáveis pois proporcionam mais segurança em seu investimento.

Verifique se a empresa oferece um bom suporte

Quando falamos de tecnologia, o suporte técnico é tudo.

Por isso, conduza testes e entrevistas para entender os níveis e a qualidade do suporte prestado, bem como os canais utilizados.

Favoreça empresas com uma infraestrutura de suporte 24 x 7 x 365, que vai garantir atendimento completo e rápida resolução de problemas e dúvidas.

Considere o custo-benefício

Por fim, analise o custo-benefício do investimento.

A plataforma escolhida realmente se paga e pode entregar todo valor que você espera?

Essa resposta você pode conseguir através de testes, dados do fornecedores e pesquisas sobre a eficácia de suas soluções!

TOTVS CRM

Para que o sistema de automação comercial da sua empresa seja eficaz e consiga otimizar os processos, é preciso contar com um sistema de qualidade.

Conforme as soluções que citamos, trabalhamos constantemente para oferecer ferramentas que se encaixem no seu negócio para melhorar a sua gestão e também criar uma comunicação mais próxima com seu cliente, como o ERP e o CRM respectivamente.

O CRM (ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) é um conjunto de práticas, tecnologias e estratégias de negócios utilizado para gerenciar e analisar seu público, desde interações com os seus consumidores, até captar novos clientes.

Utilizando o TOTVS CRM é possível fazer a automação da força de vendas por meio de um SFA integrado ao ERP da sua empresa que apoia na gestão completa de clientes, e também criar um verdadeiro canal para nutrir e se comunicar com seus clientes. 

Fornecer status de entrega de um produto ou serviço, gerenciar notas fiscais e criar toda uma dinâmica mais fluida de contato com os clientes de maneira automatizada são algumas das vantagens que o CRM pode oferecer ao seu negócio. 

E se o assunto é segurança, saiba que o TOTVS CRM é 100% na nuvem!

E para sua empresa, qual ferramenta seria mais eficiente do que o melhor CRM do Brasil?

É uma tecnologia completa, desenvolvida no Brasil, e que ajuda a otimizar sua operação e aumentar as vendas.

Que tal conhecer mais sobre o TOTVS CRM?

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Conclusão 

Se a sua empresa pretende figurar de vez como competidora no mercado, é hora de deixar as velhas práticas para trás e olhar para o que é novo.

É a vez da automação comercial entrar em cena, auxiliando todo seu processo de gestão do negócio.

Mais produtividade para sua empresa crescer, com a redução de custos que você sempre quis. O resultado? Eficiência que se traduz em diferencial competitivo!

Continue acompanhando nosso blog para ficar por dentro dessas e outras tecnologias e não perder nenhum conteúdo do seu interesse!

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