Lean Office: o que é, benefícios e como aplicar

Equipe TOTVS | 29 julho, 2022

Você sabe o que é Lean Office? O termo não é tão conhecido, mas provavelmente você se lembra do Lean Manufacturing, que apareceu na Toyota após a Segunda Guerra Mundial. 

O objetivo era padronizar os processos produtivos e eliminar desperdícios na indústria, proporcionando redução de custos operacionais, otimização e qualidade dos produtos. 

A metodologia Lean se expandiu para diversas áreas empresariais e variados setores do mercado. Por isso, atualmente falamos em Lean Office e escritório enxuto.

Neste texto, você conhecerá o que é Lean Office, suas vantagens e formas de aplicação, dentre outras questões sobre o assunto. 

Está pronto para conhecer a fundo a metodologia Lean Office? Então, vamos lá!

O que é Lean Office? Qual é o seu objetivo?

Lean Office ou escritório enxuto é a aplicação dos conceitos da produção enxuta para as áreas administrativas, visando à redução de desperdícios relacionados aos processos internos da empresa.

E qual o objetivo do Lean Office? Otimizar os processos administrativos a partir da eliminação de desperdícios que neles ocorrem.

A redução de desperdícios se dá por meio de um fluxo contínuo de processos capazes de agregar valor ao produto ou ao serviço entregue ao cliente. 

Entendeu o que é o Lean Office? Basicamente, é a aplicação da filosofia Lean ao ambiente corporativo. 

Mas na produção industrial, é mais fácil identificar os desperdícios, certo? Você sabe dizer quais são os 8 desperdícios do Lean Office?

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Quais são os 8 desperdícios no Lean Office?

Nos processos administrativos, conseguimos perceber quando há um problema no fluxo. No entanto, nem sempre somos capazes de identificá-los com precisão.

Para ajudá-lo, apontamos os 8 desperdícios do Lean Office:

  1. Excesso de tarefas e etapas no processo;
  2. Tempo de espera do profissional para executar uma ação;
  3. Excesso de materiais (produtos, serviços, documentos ou arquivos);
  4. Mau uso de recursos e soluções que melhoram os processos internos;
  5. Retrabalho devido à falta de detalhes importantes, comunicação ineficaz etc.;
  6. Falta de alinhamento entre os objetivos do processo e as atividades executadas;
  7. Realização de processos manuais, algo comum em gestões mais burocráticas;
  8. Movimentações desnecessárias de pessoas ou de informação, algo muito comum quando o uso de papéis é alto.

Nós apontamos 8 desperdícios do Lean Office, mas existem outros.

Podemos mencionar também a superprodução, os procedimentos informais (sem padronização) e a criatividade desperdiçada.

Após conhecer quais são os 8 desperdícios mais comuns nos processos administrativos, é possível entender as vantagens do método para uma empresa.

Quais são as vantagens de implementar a metodologia Lean Office?

Imagine que você queira realizar um treinamento Lean Office para seus funcionários para organizar melhor os fluxos de trabalho e melhorar os processos.

Para que eles abracem a ideia e mudem sua mentalidade de atuação, uma saída é apontar os benefícios dessa filosofia. E quais são eles? Confira:

  • Melhoria contínua dos processos empresariais por meio de avaliações constantes e análise de métricas;
  • Redução da burocracia desnecessária, pois se elimina documentos, atividades e papéis que não auxiliam nos resultados;
  • Visão global sobre os processos existentes na empresa por meio de um mapa de fluxo de valor no Lean Office, que traz visibilidade a todas as etapas.

Este último ponto, que trata do mapa de fluxo de valor no Lean Office, tem especial importância.

Devido à visão global das etapas, o gestor passa a ter maior controle das informações e facilidade na identificação sistemática de problemas.

Com isso, pode reorganizar o ambiente de trabalho de modo a promover maior envolvimento dos funcionários.

E como garantir esses benefícios? Como aplicar o Lean Office?

Como aplicar o Lean Office?

Para melhorar as rotinas em escritórios com o método Lean Office, o ponto de partida é a identificação dos desperdícios, que é a base da filosofia. Mas não é só isso! 

Quer aprender como aplicar Lean Office? Confira a seguir nossas dicas!

Entenda os objetivos estratégicos de cada setor

Cada setor da sua empresa possui objetivos estratégicos que convergem para cumprir o planejamento global traçado, certo? 

Para aplicar a metodologia Lean Office, é preciso entender tais objetivos para garantir a satisfação do cliente interno.

O que a equipe de gestão de pessoas quer alcançar com os processos de recrutamento e seleção? A ideia é encontrar novos talentos especializados? Ótimo.

A partir da compreensão dos objetivos, você conseguirá fazer o mapeamento de processos do setor, eliminando as atividades que não agregam valor para o resultado final.

Identifique os desperdícios

Com o mapa de fluxo de valor no Lean Office, o gestor poderá identificar os desperdícios no processo e avaliar o que está de acordo com os objetivos traçados no plano de negócios. 

Elimine tudo que for desnecessário. Uma boa forma de fazer isso é utilizando as ferramentas de Lean Office.

Faça a implantação de ferramentas enxutas

Para aplicar o Lean Office ou escritório enxuto, você pode fazer uso das ferramentas desse método. 

Elas contribuem para eliminar o desperdício, organizar o ambiente de trabalho e dar eficiência e produtividade aos processos.

Padronize os novos processos

Após eliminar os desperdícios utilizando as ferramentas de Lean Office, é hora de padronizar os novos processos para estabilizar o desempenho alcançado.

Para tanto, o gestor precisa começar uma revisão dos procedimentos do escritório que envolvem as melhorias.

Com um treinamento em Lean Office, os profissionais poderão compreender de maneira clara quais são os novos padrões.

Incentive a melhoria contínua

Existe uma relação entre Lean Office e Kaizen, e ela aparece na última etapa de implementação da metodologia enxuta nos escritórios: melhoria contínua.

O gestor realizou diversas melhorias, mas a busca por maior desempenho é contínua. Por isso, quando pensamos em Lean Office, a Kaizen aparece logo em seguida.

Em outras palavras, a filosofia Kaizen busca constância na adoção de procedimentos e práticas mais sustentáveis para a empresa.

Conheça as principais ferramentas Lean Office

Você já sabe o que é Lean Office e como aplicá-lo na empresa. As ferramentas aplicáveis a esta metodologia auxiliam bastante na sua implementação.

Elas podem atuar no planejamento e nas ações, guiando a empresa para os processos enxutos.

E quais são as ferramentas de Lean Office ou escritório enxuto? Veja algumas:

  • Gestão Visual: o método mais conhecido é o Kanban, que registra as ações de maneira prática, ágil e visual.
  • Seis Sigma: identifica e implementa melhorias nos processos internos a partir do cálculo de desempenho deles.
  • Business Process Mapping: ferramenta para mapeamento das atividades essenciais para a entrega de um produto ou serviço.
  • Programa 5S: traz princípios básicos de organização e disciplina para criar um ambiente de trabalho adequado para atingir maior produtividade.
  • Ciclo PDCA: contribui para o desenvolvimento e a melhoria contínua nas empresas por meio de planejamento (Plan), execução (Do), verificação de resultados (Check) e ação para aperfeiçoamento (Act).

Se você está com dúvidas sobre como as ferramentas podem ajudá-lo a implementar o Lean Office, os exemplos vão a seguir!

Lean office: exemplos de como a filosofia pode ser aplicada nas empresas

Imagine que você fechou um ótimo contrato com um fornecedor, mas a liberação das mercadorias só ocorre após a assinatura. 

Após uma análise dos processos, você percebe que falta somente a assinatura do seu diretor de compras. 

Mas já se passaram 5 dias, e você descobriu que bastam 37 minutos para obter assinaturas em contrato digital

Esse tempo de espera, como apontamos, é um tipo de desperdício, certo? E ele pode ser eliminado com a adoção da assinatura eletrônica, por exemplo.

Quando pensamos em Lean Office, exemplos não faltam. Pense em cada momento em que você conseguiu reduzir o número de etapas ou atividades para entregar o produto final. 

Com um mapa de fluxo de valor, o método de Lean Office ou escritório enxuto encontra desperdícios quanto aos processos manuais, como a falta de soluções tecnológicas para gestão financeira.

Convencido da eficácia do Lean Office e exemplos? Agora vamos dar dicas para manter essa metodologia ao longo do tempo.

Dicas para a manutenção dessa metodologia ao longo do tempo

Para aplicar a filosofia Lean Office, é importante seguir as etapas apontadas, o que envolve entender os objetivos de cada setor, identificar e eliminar desperdícios.

Por fim, é estabelecido um fluxo contínuo de valor a partir dos novos padrões. E como sustentá-los? Existem quatro práticas para manter a filosofia Lean Office em vigor:

  • Fazer o benchmarking: estudar a concorrência (e até mesmo outros segmentos de negócios) traz soluções criativas para seus problemas.
  • Treinar as equipes: o treinamento em Lean Office é fundamental, pois todos precisam entender o processo e a mudança proposta para implementá-la. 
  • Envolver todos os colaboradores: independentemente de área ou hierarquia, os profissionais devem ser envolvidos para propor melhorias e buscar soluções para os problemas de rotina.
  • Ter uma gestão visual: além de envolver os colaboradores, eles precisam ter controle sobre o local de trabalho, sabendo exatamente o que está envolvido nos processos e quais são as mudanças. 

Quais são os maiores desafios do Lean Office?

Será que é difícil implementar o Lean Office? Para ter um escritório enxuto, é preciso vencer alguns desafios.

Em muitas empresas, os dados coletados são limitados, há dificuldades em identificar desperdícios e de diferenciá-los de atividades de baixo valor.

Mas um dos maiores desafios é o gerenciamento de informações. É preciso simplificar os processos para minimizar essa necessidade de gerenciamento.

Quais são os melhores livros sobre Lean Office?

Quando pensamos em Lean Office, os livros nos ajudam a compreender melhor a metodologia. Apontamos três boas opções para seus estudos:

  • Lean Office – Gerenciamento do Fluxo de Valor, de Tom Shuker e Don Tapping: traz maneiras de implementar a metodologia Lean no escritório.
  • O modelo lean de melhoria contínua: uma crônica de transformação enxuta em um ambiente administrativo, de Carlos Fernando Martins: com a narrativa sobre uma empresa fictícia, o autor reflete sobre a melhoria contínua.
  • O Modelo Toyota de Excelência em Serviços: A Transformação Lean em Organizações de Serviço, de  Jeffrey K. Liker e Karyn Ross: com casos de diversos segmentos econômicos, mostram como desenvolver os princípios lean a partir do modelo dos 4Ps. 

Existe algum curso sobre o método Lean Office?

Sim! Existem cursos sobre a metodologia Lean Office.

Se você é um microempresário e está em busca de um curso de Lean Office online grátis, o SEBRAE possui um breve curso sobre as ferramentas da metodologia.

Outra opção para encontrar um curso de Lean Office online grátis é ficar de olho nas turmas do SENAI, apesar de elas focarem mais em Lean Manufacturing.

Você também pode procurar por um bom curso de Lean Office nas grandes instituições de ensino do país, especialmente nas áreas de Engenharia.

Como a tecnologia pode tornar seu escritório mais enxuto?

Pense nos desperdícios que a filosofia Lean Office se propõe a corrigir. Soluções tecnológicas adequadas ao seu negócio podem atuar em diversas frentes para eliminá-los, como:

  • Evitar retrabalhos devido a erros de comunicação, pois existem ferramentas focadas em colaboração;
  • Eliminar processos manuais e repetitivos, o que contribui para reduzir o tempo de espera dos profissionais;
  • Conferir maior visibilidade sobre os processos, permitindo ao gestor reduzir o número de etapas e atividades;
  • Reduzir o volume de documentos com a digitalização e o armazenamento em nuvem, o que também evita as movimentações desnecessárias.

Um ótimo exemplo de tecnologia que contribui para um escritório enxuto é um sistema de gestão de assinaturas eletrônicas.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma plataforma centralizada de gestão e execução de assinaturas eletrônicas. 

Se você quer reduzir o tempo de trânsito, melhorar a gestão dos documentos e, de quebra, otimizar seus processos, esse sistema é uma ótima opção!

Além de fácil usabilidade e mobilidade, o sistema de gestão de assinaturas da TOTVS garante segurança e validade jurídica aos documentos. 

Após a assinatura, você pode utilizar a plataforma para proteger e armazenar seus documentos na nuvem.

Assim, você poderá dispensar o manuseio de papel e reaproveitar os espaços até então usados para guardar documentos. Além disso, claro, ganha muito mais produtividade.

Experimente grátis por 30 dias o TOTVS Assinatura Eletrônica!

Conclusão

O Lean Office segue a linha do pensamento enxuto para eliminar desperdícios, como retrabalho e tempo de espera, dos processos do setor administrativo. 

Por isso, traz uma série de vantagens à empresa, como melhoria contínua dos processos empresariais e redução da burocracia, o que gera ganho de eficiência.

Para garantir esses benefícios, o gestor deve saber como aplicar a metodologia Lean Office. Isso é possível com o uso de ferramentas de gestão e soluções tecnológicas, como as soluções da TOTVS.

A TOTVS não só é líder no desenvolvimento de software de gestão, mas cria soluções inovadoras para entregar produtividade para empresas.

Nosso objetivo é aumentar a eficiência e a rentabilidade de nossos clientes com nossas ferramentas, como a TOTVS Assinatura Eletrônica.

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