Facility management: o que é, como implementar e importância

Afinal, o que é facility management e por que esse termo se tornou tão popular hoje em dia? Trata-se do conjunto de operações diárias que garantem a infraestrutura física e os recursos humanos de uma empresa. Bastante coisa, certo? É que a gestão de facilities é realmente uma atividade ampla, que une vários setores, e …

Equipe TOTVS | 11 novembro, 2022

Afinal, o que é facility management e por que esse termo se tornou tão popular hoje em dia? Trata-se do conjunto de operações diárias que garantem a infraestrutura física e os recursos humanos de uma empresa.

Bastante coisa, certo?

É que a gestão de facilities é realmente uma atividade ampla, que une vários setores, e que tem como função assegurar a funcionalidade operacional do negócio.

Assim, capacita a organização para trabalhar com foco em seu core business.

Na realidade corporativa atual, as empresas são vistas como organismos vivos. Um corpo com seus órgãos vitais.

O facility management cuida para que todos os órgãos funcionem em sintonia, de forma saudável e alinhada.

Que tal entender mais? Preparamos um guia completo para você entender mais sobre o tema. Continue a leitura!

O que é facility management?

O termo facility management (gestão de facilidades) compreende a criação de ambientes funcionais para promover a integração das pessoas, dos processos e das tecnologias dentro das empresas.

De acordo com a definição ISO, que também é adotado pelo próprio IFMA:

Facility Management (FM) é uma função organizacional que integra pessoas, lugares e processos dentro do ambiente construído com o objetivo de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do negócio principal.

O objetivo principal é a prestadora de serviço terceirizada organizar o ambiente de trabalho para assegurar o pleno funcionamento da companhia para a qual foi contratada.

Ou seja, ela deve disponibilizar toda infraestrutura necessária como: limpeza, iluminação, separação de lixo e mobília adequada.

Assim, o gestor consegue manter o foco no negócio, enquanto a facility desenvolve as atividades complementares.

Vale também ressaltar que algumas empresas não delegam apenas funções mais infraestruturais ao setor de FM.

Para muitos negócios, o setor é responsável por gerir contratos com diversos fornecedores.

E não, não falamos apenas de parceiros comerciais de itens como produtos de limpeza, mas de provedores de ferramentas de comunicação, sistemas de armazenamento na nuvem, entre outros recursos essenciais para manter a cultura organizacional do negócio.

Como surgiu esse conceito?

Agora, como o termo e a prática do facility management surgiu no mercado?

Sua origem data dos anos 1960, nos Estados Unidos, com objetivo de identificar e potencializar os pontos de interseção que fazem uma empresa funcionar.

A partir da década de 1980 surgiram associações profissionais que regulamentaram a atividade e incentivaram a sua divulgação.

Um exemplo é a IFMA ou International Facility Management Association, que foi criada há 40 anos e até hoje é ativa em questões sobre o tema.

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Na prática, como funciona o facility management?

Essa atividade trata da gestão, manutenção e do funcionamento de todos os equipamentos e espaços de uma empresa. É um serviço integral que abrange diversas áreas como limpeza, segurança, manutenção, recursos humanos e TI.

As tarefas de facility management são realizadas por uma equipe dedicada ou podem ser desempenhadas por uma empresa terceirizada.

Uma das suas principais funções é garantir total funcionalidade dos equipamentos e espaços da empresa. Para isso, a equipe realiza a manutenção preventiva e corretiva dos equipamentos, além de monitorar o uso dos mesmos.

Outra função importante é garantir a segurança do local. Assim, a equipe de FM implementa medidas de segurança como controle de acesso, vigilância e instalação de equipamentos de segurança.

Além disso, também é responsável pela limpeza dos ambientes da empresa. A limpeza é realizada diariamente pelos profissionais dedicados à função e passa por todos os ambientes da empresa, desde os banheiros até as salas de reunião.

O FM também desempenha um papel importante no gerenciamento dos recursos humanos da empresa. A equipe deve garantir que os colaboradores tenham acesso às informações necessárias para exercerem suas funções com eficiência.

Cabe ao FM se responsabilizar pelo treinamento dos colaboradores em relação às normas internas e políticas de governança da empresa.

Por fim, é função do FM cuidar da parte tecnológica da empresa. A equipe deve realizar o gerenciamento e monitoramento dos sistemas tecnológicos — que, como falamos, servem para manter a cultura organizacional e alinhar a comunicação e demandas.

Além disso, a equipe também presta assistência aos colaboradores no uso de equipamentos, softwares e demais ferramentas.

Na prática, o FM contribui para que os equipamentos e espaços estejam sempre bem cuidados e funcionando corretamente, além de garantir a segurança do local. Também auxilia no treinamento dos colaboradores e na prestação de assistência técnica quando necessário.

A importância da gestão de facilities nas empresas

A importância da gestão de facilities nas empresas pode ser resumida da seguinte forma: ela ajuda a economizar custos, aumentar a produtividade e melhorar a qualidade do ambiente de trabalho.

Mas como? Vamos explicar cada um desses pontos, veja só:

Não é novidade que um dos principais objetivos das empresas é encontrar maneiras eficientes de economizar.

Com o FM, as empresas podem gerenciar de forma mais eficaz seus recursos, como o gasto com água e energia.

Isso reduz suas despesas fixas, mas também nas variáveis, já que a atividade auxilia no controle da manutenção preventiva das instalações físicas.

Outro objetivo comum das organizações é aumentar a produtividade.

O facility management tem um papel importante nesse sentido, porque contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e agradável, o que favorece o bem-estar dos colaboradores e contribui com a gestão da experiência humana.

Além de, claro, potencializar os níveis de produtividade.

Aprimorar a qualidade do ambiente de trabalho é outro aspecto essencial no que diz respeito à aplicação de FM nas empresas.

Uma de suas funções é, por exemplo, controlar questões como a temperatura, nível de ruídos e ergonomia das funções, de forma que os funcionários possam desempenhar seu trabalho com todo o conforto possível.

Vale ressaltar que, com o crescimento de modelos híbridos de trabalho, a necessidade das empresas em contar com práticas de FM só aumentou.

Afinal, a organização precisa lidar com seus próprios ambientes físicos — mas agora parcialmente ocupados — bem como com os ambientes home ou anywhere office de seus colaboradores.

Que tipo de empresa pode praticar o facility management?

Qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de operação, pode se beneficiar da prática de gerenciamento de facilities.

O serviço é indicado para aqueles que desejam otimizar seus recursos e melhorar a qualidade de seu ambiente de trabalho.

As pequenas empresas, em particular, podem se beneficiar muito com a terceirização de serviços FM.

Isto porque muitas vezes elas não têm uma equipe dedicada para cuidar dessas tarefas e, como resultado, acabam negligenciando-as.

Realizar o outsourcing de FM é uma forma de garantir que todas essas tarefas sejam realizadas sem afetar as operações diárias da empresa.

Para grandes organizações, porém, vale ressaltar que quanto maior a operação, maior sua necessidade de contar com um setor (ou um parceiro confiável) dedicado ao facility management.

Dados do setor de facilities

Em 2025, espera-se que o mercado global de terceirização de serviços some um total de 1 trilhão de dólares, de acordo com estudo da CBRE. Isso porque as atividades realizadas serão cada vez mais complexas, aumentando o valor do negócio.

As companhias entenderão, cada vez mais, que precisam direcionar a equipe interna para as atividades principais, enquanto o terceirizado desenvolve as demandas mais abrangentes.

Contudo, isso exige um grau de maturidade do gestor para compreender que o fornecedor terá mais envolvimento com a empresa.

As instituições mais modernas já estão investindo em gestão de facilidades e no desenvolvimento de projetos mais abrangentes com fornecedores, sem perder o controle do negócio.

O resultado da prática é coerência e simplificação de processos, transparência nas decisões e melhor gerenciamento de riscos.

Sobre o mercado de FM em si, a Fortune Business Insights prevê que o mercado de facility management chegue perto dos 2 bilhões de dólares em 2029.

Um parceiro de facility consegue cuidar dos aspectos complementares do negócio e permite que o empresário foque no potencial da organização.

Em 2020, a geração Y já representava a metade da força de trabalho global, o que alterou as exigências no ambiente organizacional.

Assim, foi necessário equilibrar os desejos entre os antigos e novos profissionais.

O uso da liderança se tornou essencial para implementar uma nova gestão estratégica no ambiente corporativo.

A preocupação com o bem-estar dos funcionários hoje é fundamental para manter processos de recrutamento e retenção de profissionais, a fim de garantir a produtividade e a colaboração entre as equipes de diferentes setores.

Os principais serviços do setor de facility management

Entenda quais os principais serviços desempenhados pelo setor de FM em uma empresa:

Limpeza 

Um dos serviços mais comuns no gerenciamento de instalações é, sem dúvida, a limpeza.

A empresa deve assegurar que seus ambientes estejam sempre limpos e arrumados, o que promove o bem-estar dos funcionários e visitantes.

Manutenção

A equipe também é responsável pela manutenção dos equipamentos e infraestrutura.

Esta atividade inclui, por exemplo, a manutenção preventiva e corretiva de aparelhos de ar-condicionado, elevadores e outros equipamentos.

Além disso, ela também é responsável por garantir que o prédio esteja sempre em boas condições, o que evita problemas como vazamentos e entupimento nas encanações.

Segurança 

A segurança dos funcionários, visitantes e ativos da empresa é outra responsabilidade da equipe de facility management.

Além disso, administrar o time de segurança e suas funções passa também por dentro do guarda-chuva de responsabilidades do FM.

Alimentação

Em alguns casos, a equipe de gerenciamento das instalações também é responsável pelo fornecimento de alimentos ou serviços de catering.

Isto é comum em empresas que têm sua própria cafeteria ou que sediam eventos, bem como no caso de reuniões com clientes e fornecedores, treinamentos e workshops no local, entre outras situações.

Gestão de organizações e pessoas

A equipe também é responsável por organizar o ambiente de trabalho, bem como gerenciar o pessoal.

Isto inclui atividades como planejamento de espaço, aquisição de móveis, avaliação e contratação de ferramentas tecnológicas, entre outros.

Facility management: o passo a passo para implementar na empresa

Você já decidiu terceirizar o serviço ou contratar um profissional para cuidar da gestão de facilities de sua empresa? Agora, é importante saber como o processo funciona.

Preparamos um breve guia para simplificar sua missão, vamos lá?

Garanta a conformidade das operações 

O primeiro passo é assegurar que todas as operações estejam de acordo com a legislação e compliance da empresa.

Isto é essencial para evitar problemas com as autoridades e, consequentemente, sanções legais e mesmo sanções de auditorias internas.

O objetivo é garantir que o setor atue tanto dentro das normas e políticas da sua empresa, bem como dentro dos limites legais para garantir uma infraestrutura capacitada.

Acompanhe indicadores de qualidade

Como qualquer atividade administrativa, é essencial rastrear seus indicadores de qualidade para entender o nível de performance.

Desta forma você será capaz de identificar os principais problemas de sua empresa e trabalhar para melhorá-los — bem como observar se as suas ações estão surtindo o efeito desejado.

Neste sentido, alguns dos indicadores mais comuns são

  • Número de acidentes;
  • Reclamações recebidas;
  • Número de retrabalhos;
  • Número de dias sem acidentes;
  • Prazo de entrega de fornecedores.

Lembre-se também de conduzir uma análise de riscos, que o ajudará a identificar possíveis problemas e a trabalhar em soluções para evitar que eles aconteçam.

Alguns dos riscos mais comuns no gerenciamento de facilities são:

  • Roubo;
  • Incêndio;
  • Vazamento;
  • Vandalismo;
  • Falta de energia elétrica.

Por fim, não se esqueça de uma ferramenta básica e essencial: um plano de ação.

Este documento deve listar os principais problemas identificados em sua empresa, assim como as ações que serão tomadas para resolvê-los e seus devidos prazos.

Procure por empresas capacitadas 

Agora, é hora de procurar empresas qualificadas para terceirizar o serviço, isto se você preferir contar logo de cara com uma organização experiente no tema.

Para fazer isso, é importante definir as necessidades e objetivos do seu negócio, e então procurar fornecedores que ofereçam serviços que se encaixem no seu perfil.

Vale lembrar que falamos de uma atividade realmente ampla, que se comunica e deve integrar vários setores dentro de uma organização.

Setores que, muitas vezes, sequer possuíam diálogo ativo.

Por isso, é essencial contar com um parceiro que tenha experiência no tema e saiba como criar as conexões entre os diferentes departamentos.

Tudo isso é uma questão de prática, claro, mas também das ferramentas empregadas no ofício.

A questão tecnológica deve ser uma das principais ao realizar a implantação do facility management.

Use a tecnologia para gerenciar as atividades

A tecnologia tornou-se essencial em todos os aspectos de administração corporativa. É claro, isto também inclui o gerenciamento de facilities.

No dia a dia do facility management, é preciso que os responsáveis se comuniquem com todos os setores, centralizem dados e organizem os processos internos de modo que as demandas não se acumulem.

Por isso, especialmente para as empresas que prestam serviços, é essencial contar com uma tecnologia que simplifique a visualização das tarefas envolvidas na gestão de instalações de seus clientes.

Além disso, há também aplicações específicas para certas atividades, como planejamento de espaço e aquisição de móveis.

O uso da tecnologia no gerenciamento de instalações pode trazer uma série de benefícios para sua empresa, tais como:

  • Redução dos custos operacionais;
  • Maior controle sobre as atividades;
  • Mais agilidade na tomada de decisões;
  • Melhoria da comunicação entre as diferentes equipes.

Ao seguir estes passos, você será capaz de implementar um sistema eficiente de gerenciamento de instalações em sua empresa.

Principais tendências do setor de facility

Algumas mudanças já estão acontecendo e as empresas terceirizadas precisam ficar atentas às tendências do mercado:

1. Foco na experiência do empregado

As companhias estarão mais focadas no bem-estar dos colaboradores.

Nesse sentido, será necessário tornar os ambientes mais apropriados para o trabalho por meio da iluminação adequada, da temperatura agradável, do design moderno, dos ambientes para troca de ideias e colaboração entre as pessoas e da limpeza de qualidade.

A prática se baseia no conceito de que espaço físico gera um impacto na produtividade e saúde do funcionário.

Por isso, muitas companhias já estão adotando espaços abertos, janelas amplas e pisos claros para melhorar a iluminação do ambiente.

2. Aumento de contratos internacionais

A necessidade de reduzir custos, simplificar processos e melhorar a performance dos funcionários ampliará o número de contratos internacionais.

As empresas terão oportunidades de oferecer serviços de qualidade ao cliente com valores justos.

3. Maior demanda por terceirização

A terceirização de serviços não aumentou apenas no Brasil, mas também em vários lugares do mundo.

Essa demanda cresce junto à necessidade de um gerenciamento integrado das instalações das companhias, pois essa é uma maneira de consolidar diferentes serviços em um contrato.

Isso ocorre porque os clientes buscam facilidade na gestão dos fornecedores para diminuir os custos e o tempo investido nessa tarefa.

Ao contratar uma única empresa para prestar serviços de limpeza e segurança, por exemplo, o empresário aumenta o controle sobre as atividades e amplia o relacionamento com os profissionais terceirizados.

4. Adoção de tecnologia

Essa é uma forte tendência e também um desafio para o setor de facilities. Já há variadas tecnologias disponíveis, como os ERPs, e os clientes buscam essa inovação para gerar mais agilidade e inteligência nos serviços.

O Big Data, por exemplo, consegue gerar uma imensidão de dados que podem ser usados pelo gestor para gerar relatórios e análises sobre a organização.

O cloud computing é uma tecnologia que facilita o armazenamento de informações, melhora o controle das operações e dá mais rapidez às rotinas de trabalho.

A Inteligência Artificial, por sua vez, auxilia na identificação das necessidades dos clientes e na realização de análises preditivas para o negócio.

A blockchain é uma tecnologia que dá mais segurança para as transações comerciais, pois não permite a alteração dos dados. Desse modo, as informações financeiras ficam protegidas de fraudes e pagamentos replicados.

Portanto, os prestadores de serviço precisam acompanhar o desenvolvimento de novas ferramentas e utilizá-las para oferecer o melhor serviço ao cliente.

5. Análise de dados

O uso de sistemas de gestão permite a coleta de informações de diferentes setores do negócio, o que facilita a análise dos dados e identificação das áreas com problemas de desempenho.

O monitoramento e uso dos dados é um fator fundamental para reduzir os custos da empresa, aumentar a eficiência e a lucratividade.

As companhias de sucesso utilizam essas informações de forma seletiva, a fim de obter insights inteligentes.

6. Sustentabilidade

Diante de um cenário cada vez mais preocupado com a sustentabilidade, as empresas procurarão por parceiros que também estejam focados nesse propósito. Afinal, não é possível separar a marca do contratado da contratante.

Sendo assim, os gestores devem procurar por prestadores de serviços que estão voltados à preocupação ambiental e social, ou seja, que zelem pela saúde e qualidade de vida de seus funcionários e desenvolvam boas práticas de conservação dos recursos naturais.

7. Freelancers e nômades digitais

A tecnologia proporciona novas formas de trabalho em que o profissional não precisa estar presente em tempo integral na empresa.

Além de possibilitar os serviços home office, as ferramentas também permitem o aumento das atividades no modelo freelancer.

Consequentemente, a prática aumentará a demanda por espaços de coworking para a troca de ideias entre os profissionais e a diminuição nos custos para manter uma infraestrutura completa em uma organização.

Logo, será necessário investir em ambientes mais apropriados para esse modelo de trabalho, com áreas para a realização de reuniões e espaços com cafés, entre outras opções.

Enfim, o setor de facility precisará inovar para oferecer serviços integrados com o intuito de cuidar do ambiente corporativo, fornecendo mais qualidade para o trabalho dos profissionais.

Facility management: dúvidas frequentes

Antes de encerrar esse guia definitivo, que tal conferir as respostas para outras dúvidas comuns sobre o tema?

Separamos as principais questões, coletadas tanto com nossos clientes e leitores, como em nossas pesquisas na internet. Veja só:

O que faz um facilities manager?

Um facilities manager (gerente de instalações) é responsável por garantir que uma instalação funcione sem problemas e com eficiência.

Isto pode envolver a supervisão da equipe de manutenção, a coordenação de reparos e reformas e a implementação de políticas para reduzir o consumo de energia.

O facilities manager também pode ser responsável por supervisionar o orçamento devido à manutenção e melhoria do ambiente de trabalho como um todo.

Quais as principais habilidades de um facilities manager?

Um facilities manager deve ser um profissional repleto de hard e soft skills organizacionais e de comunicação.

Esse executivo deve ser capaz de trabalhar bem sob pressão e lidar com várias tarefas simultaneamente, bem como entender como atuar respeitando um orçamento.

De acordo com a IFMA, os facility managers devem possuir 11 competências principais:

  1. Gerenciamento de projetos
  2. Liderança e Estratégia
  3. Operações e Manutenção
  4. Finanças e Negócios
  5. Sustentabilidade
  6. Comunicações
  7. Ocupação e Fatores Humanos
  8. Performance e Qualidade
  9. Gerenciamento de Informações e Gerenciamento de Tecnologia das Instalações
  10. Gestão Imobiliária
  11. Gerenciamento de Riscos

Qual o salário do profissional que atua com facility management?

De acordo com o portal Vagas.com, o salário de um gerente de facilities pode variar de R$6 mil a até cerca de R$13 mil, com média em torno de R$9,5 mil.

Quais os melhores cursos de facilities management?

O profissional que busca trabalhar com gestão de facilities pode realizar diversos cursos para se especializar no tema.

Os principais, mas em inglês, você pode encontrar no site da IFMA, que é o órgão oficial sobre facility management, cujos cursos online e certificações são amplamente aceitas não apenas no Brasil, mas em todo mundo.

É possível acessar os treinamentos da IFMA, bem como as certificações do instituto.

Facility management e anywhere office: como os conceitos se relacionam?

Na prática, o anywhere office diz respeito a uma cultura de trabalho que permite que os colaboradores trabalhem, literalmente, de qualquer lugar.

Assim, os funcionários não estão vinculados a um local físico específico.

É um modelo de extrema flexibilidade. Porém, para empresas que o aplicam, saiba que o facility management ainda é necessário.

Afinal, é função do setor mapear as necessidades e contratar ferramentas que capacitem o trabalho do time, como softwares de gestão, plataformas de comunicação e coworking, entre outros.

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Conclusão

O facility management é um dos temas do presente e para o futuro das organizações.

A gestão de instalações é uma prática complexa e cada vez mais importante para o sucesso das empresas, já que assegura a organização interna, reduz custos e torna o ecossistema corporativo mais estruturado.

Para prestadores de serviço, oferecer soluções de facility management é essencial para ganhar espaço no mercado.

E, para as empresas, investir no tema é um passo para um futuro de sucesso.

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