Legal Ops: o que é, benefícios e como estruturar a área

Você sabe o que é Legal Ops? Essa é uma área com o objetivo de otimizar e gerenciar os processos e tecnologias do departamento jurídico de uma empresa.

Com isso, é possível melhorar a comunicação, reduzir os custos, aumentar a eficiência e a produtividade de todos do negócio.

No entanto, para estruturar uma área de Legal Ops é preciso seguir alguns passos. Quer saber quais são?

Neste artigo, explicaremos tudo para você e mostraremos como montar uma estrutura e se beneficiar com essa área. Acompanhe!

O que é Legal Ops?

Legal Ops significa Legal Operations ou Operações Legais, que é um grupo de processos que facilitam o atendimento no departamento jurídico. Para isso, o setor faz uso da tecnologia para entregar os serviços de acordo com a legislação.

Ele garante o planejamento do departamento, cuida das finanças e faz o gerenciamento dos projetos utilizando a tecnologia. Além disso, o Legal Ops une várias operações e proporciona que os setores possam focar em atividades jurídicas do dia a dia.

Dessa maneira, os profissionais do departamento jurídico podem atender os seus clientes de uma maneira mais efetiva.

Os benefícios de implementar essa área na empresa

Confira os principais benefícios do Legal Ops:

• automatização de processos: é possível estar alinhado às novidades tecnológicas, como o armazenamento em nuvem, a utilização de inteligência artificial e os sistemas que facilitam os processos;
• redução de custos: com a automação dos processos no dia a dia do setor jurídico, é possível reduzir os custos e o tempo das atividades que são desenvolvidas;
• produtividade para as equipes: o Legal Ops melhora os fluxos de trabalho e detalha as atribuições para todos os colaboradores, o que proporciona um alinhamento aos objetivos de crescimento da empresa;
• tomada de decisão baseada em dados: é possível ter melhores resultados com os dados que os sistemas oferecem, assim, a tomada de decisão pode ser mais acertada;
• melhora na experiência do cliente: com um trabalho mais rápido e estratégico, os clientes se sentem mais satisfeitos e têm uma ótima experiência.

Legal Ops x Controladoria Jurídica

Algumas pessoas podem confundir o Legal Ops e a controladoria jurídica, mas os conceitos são diferentes. 

O primeiro visa garantir a eficiência nas rotinas presentes na área jurídica, utilizando a tecnologia para fazer análises financeiras, por exemplo. São tarefas que vão além da condução de um processo judicial ou administrativo.

Ele conta com profissionais de diversos setores que interagem para trocar informações e, com isso, promovem a eficiência de toda a operação.

Já o segundo se encarrega da gestão de atividades ligadas estritamente à condução de processos judiciais ou administrativos. 

Ou seja, a controladoria jurídica dá suporte às demandas dos profissionais da área técnica e realiza protocolos, controle de prazos e pauta de audiência, elaboração de manuais e outras tarefas.

Quem pode ser um Legal Operations e quais as habilidades necessárias?

Profissionais de diversas áreas podem atuar como Legal Operations, desde que tenham conhecimento do setor jurídico. Assim, é possível contar com colaboradores com variadas habilidades para trazer ao departamento os melhores resultados.

Esse profissional é responsável por cuidar das tecnologias da empresa e análises financeiras. Assim, garante que tudo possa ocorrer da melhor maneira possível, sem que o setor jurídico precise se preocupar com esses processos.

O profissional da área precisa ter como foco a eficiência, escalabilidade e manutenção dos processos, além de saber quais operações fazem parte da rotina jurídica para selecionar as ferramentas necessárias.

Suas principais funções são voltadas para a implementação e melhorias de sistemas que gerenciam os processos e as demandas jurídicas, bem como a incorporação de novos projetos e análise de dados e resultados.

De acordo com pesquisa da Gartner, houve um aumento de 76% na contratação de profissionais para a área de Legal Ops, o que mostra que o setor está em constante crescimento.

Como estruturar o departamento de Legal Ops?

Agora que você já sabe o que é Legal Ops, as habilidades que deve ter um profissional da área e os benefícios de adotar esse setor, separamos alguns pontos fundamentais para estruturar o departamento na sua empresa. Confira a seguir:

Business Intelligence

O Business Intelligence tem como objetivo tomar decisões com base em dados que são oferecidos pelos sistemas e a automação dos processos.

O Legal Operations precisa desenvolver as seguintes atividades:

• identificar as oportunidades escondidas e identificar padrões;
• definir quais sãos os dados que devem ser monitorados e coletados;
• implementar ferramentas que ajudam em uma análise mais avançada;
• fazer a otimização de resultados de curto e longo prazo.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico tem como foco definir as prioridades que estão alinhadas aos objetivos da empresa, com base nas seguintes atividades:

• auxiliar os colaboradores a terem uma visão mais ampla do negócio;
• ter a habilidade de alinhar as metas com as prioridades;
• fazer a conexão das ações;
• ter como garantia o alinhamento com as necessidades de todos os interessados;
• fazer a incorporação da equipe e dos valores da empresa com os principais objetivos que precisam ser executados.

Governança da informação

Tem o objetivo de minimizar os riscos e estabelecer as políticas que estão alinhadas ao negócio. Para isso, é necessário:

• monitorar e gerenciar o acesso à informação que são confidenciais;
• criar políticas transparentes e organizadas para evitar o vazamento de informações;
• desenvolver um plano de comunicação para implementar e garantir que todos da empresa saibam as atividades e as políticas internas;
• criar uma política de informação que esteja sempre atualizada e possa conter documentos digitais, armazenados na nuvem ou em servidores.

Gestão financeira

O Legal Operations precisa ter como objetivo alcançar a sustentabilidade financeira e maximizar os recursos.

Para isso, é preciso desenvolver atividades, como:

• mostrar a previsibilidade de processos;
• comunicar e gerir o orçamento;
• melhorar a comunicação com todos os departamentos, principalmente o financeiro;
• fazer o gerenciamento das contas eletrônicas de forma eficiente;
• identificar novas oportunidades com base na eficiência e na economia.

Gestão do conhecimento

O objetivo é proporcionar a criação de uma cultura que faça o compartilhamento e a documentação de todos os processos na empresa.

Assim, o profissional precisa facilitar a criação de espaços para que todos tenham acesso ao conhecimento, bem como o compartilhamento de informações e das práticas da empresa.

É fundamental motivar os membros da equipe a documentar o seu trabalho em formatos padrões e fazer o compartilhamento das informações.

Gestão de firma e fornecedores

Tem o objetivo de estabelecer um relacionamento com os fornecedores. Para isso, o Legal Operations precisa desenvolver as seguintes atividades e ter como base a entrega de valor:

• negociar taxas e fazer orçamentos que incentivem positivamente;
• trabalhar na criação de propostas que mostrem as necessidades do negócio;
• melhorar a clareza das informações;
• descobrir novas estratégias de alinhamento;
• evitar conflitos, escolhendo os fornecedores ideais;
• fazer a integração de novos fornecedores de maneira eficiente.

Operações da prática

Tem o objetivo de permitir que todos os colaboradores foquem nas operações práticas. Para isso, o Legal Operations precisa possibilitar que o time foque em atividades que têm maior valor para reduzir os custos.

Além disso, precisa chegar em resultados de qualidade, entender os desafios e as necessidades para identificar as oportunidades e proporcionar mais agilidade às atividades jurídicas, em geral. 

Otimização e saúde da organização

Tem como objetivo criar uma cultura organizacional que estimule o autodesenvolvimento e motive os colaboradores.

O Legal Operations precisa:

• auxiliar na criação das etapas de contratação para que sejam objetivas e efetivas;
• proporcionar uma visão sistêmica para os colaboradores e para que seja feito o planejamento do RH;
• oferecer promoções e oportunidade especiais para encorajar os melhores colaboradores;
• apoiar iniciativas que pautam o equilíbrio entre vida pessoal e profissional para garantir o bem-estar dos funcionários;
• criar etapas para mentorias, estágios e programas de trainee.

Tecnologia

É utilizada para solucionar os problemas, autorizar e inovar os processos. Para isso, o Legal Operations precisa implementar soluções tecnológicas a longo prazo e incorporar ferramentas de assinatura digital e de gestão de processos.

Além disso, é necessário determinar quais tarefas precisam ser automatizadas e quais ferramentas devem ser utilizadas, priorizando os processos manuais e repetitivos.

Também é preciso estruturar uma parceria com a equipe de TI, conhecer as tecnologias emergentes para que possam ser incorporadas no plano estratégico de longo prazo, bem como avaliar novas soluções e fornecedores.

Treinamento e desenvolvimento

Tem o objetivo de oferecer capacitação para a equipe, com base nas seguintes atividades:

• acompanhar as demandas para a formação dos colaboradores;
• implementar novas experiências para contratação;
• promover a cultura, o valor e missão da organização nas capacitações;
• desenvolver habilidades, conhecimento e capacitação de alto valor.

Modelos de entrega de serviços

Auxilia para que os fornecedores possam fazer entregas com mais eficiência e menos custos. Para isso, o profissional de Legal Ops precisa definir a estrutura de relacionamento com eles, bem como utilizar a tecnologia para conectar diferentes parceiros comerciais.

Também é necessário analisar todos os processos para conseguir identificar as oportunidades, bem como separar os projetos maiores e extrair o melhor da expertise dos colaboradores internos e fornecedores de serviços.

Gestão de projetos e programas

O foco é apoiar programas especiais para que o Legal Operations monte uma equipe diferenciada e com várias habilidades, planeje esforços de emenda de gestão e faça bom uso dos recursos disponíveis.

Além disso, é necessário se comunicar com todos os interessados e executar as iniciativas da empresa sem comprometer a qualidade das atividades.

Como os métodos ágeis podem ser aplicados nesse contexto?

Os métodos ágeis são utilizados em várias áreas e estão ganhando destaque no setor jurídico, na entrega de projetos por meio do Legal Ops ou da controladoria jurídica.

Eles fazem com que os projetos sejam gerenciados de forma mais flexível e colaborativa, para entregar mais valor ao cliente. 

Quando aplicadas no Legal Ops, essas metodologias podem definir objetivos mensuráveis e claros para cada demanda jurídica e alinhar com a expectativa dos clientes, tanto internos quanto externos.

Além disso, com a utilização de ferramentas como o quadro Kanban, o setor pode priorizar as tarefas e entregas mais urgentes, bem como promover a comunicação e colaboração entre os colaboradores, com o uso de e-mail, chat e telefone.

Os métodos ágeis também podem ser aplicados no Legal Ops para acompanhar o progresso das atividades e as suas entregas, realizar reuniões periódicas, solicitar feedbacks, contatos dos clientes e mais.

Tudo isso faz com que seja possível buscar soluções para os problemas que surgirem e melhorar a satisfação dos clientes.

Software jurídico da TOTVS

O TOTVS Jurídico é um sistema da TOTVS, maior empresa de tecnologia do Brasil, que conta com uma tecnologia completa para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

Ele faz o acompanhamento de todos os processos, a leitura automática dos dados dos tribunais, controle financeiro e contábil.

Além disso, possibilita fazer a gestão de documentos, análise de minutas e contratos, bem como o acompanhamento de processos e prazos. 

Também faz a automatização para o fluxo de gestão de equipe, proporcionando uma visão do desempenho e dos resultados do departamento.

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Conclusão

Com o nosso artigo, você aprendeu o que é Legal Ops e como ele pode auxiliar o departamento jurídico, bem como os seus benefícios.

Também explicamos a diferença entre o conceito e a controladoria jurídica para que você saiba como diferenciar cada um.

Além disso, mostramos como estruturar o departamento de Legal Ops e as habilidades do profissional que executa a função de Legal Operations Manager.

Por fim, abordamos como os métodos ágeis podem ser aplicados na área. Para que você aprenda mais sobre eles, recomendamos a leitura para saber como implementar a metodologia ágil na sua empresa.