Como fazer uma Procuração Eletrônica?

Você sabe o que é uma procuração eletrônica? Essa ferramenta se tornou viável nas últimas décadas e se popularizou com a transformação digital, pois é uma aliada da produtividade e da agilidade.

Muitos gestores e diretores empresariais precisam ser representados em diversas situações burocráticas, e a procuração é uma ferramenta que formaliza a delegação de poderes a terceiros.

A diferença, nos dias atuais, é que ela pode ser feita rapidamente em ambiente virtual. Quer dizer que tem como fazer uma procuração a distância? Sim!

Neste artigo, vamos explicar o que é uma procuração eletrônica, como fazê-la e tudo sobre o assunto. Por isso, continue lendo e entenda mais sobre o tema!

O que é uma procuração eletrônica?

Trata-se de um documento elaborado em ambiente virtual, por meio de um certificado digital, que autoriza uma pessoa a representar outra em determinadas atividades, como assinar um contrato ou receber uma notificação.

Em outras palavras, ela permite que pessoas físicas ou jurídicas deleguem poderes a um terceiro, que se responsabiliza por determinadas ações ou transações em nome do outorgante.

Ele, por sua vez, pode delegar a um representante a realização de serviços disponíveis no Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte.

Como funciona a procuração eletrônica?

Uma procuração assinada eletronicamente por certificado digital em ambiente online funciona da mesma maneira do documento tradicional: é um documento que delega poderes a terceiros.

Ela pode ser utilizada para realizar contratações, autorizar um familiar a gerenciar uma conta bancária, representar a empresa diante de órgãos públicos, entre outros.

Para que ela cumpra seu objetivo, é fundamental que o outorgante especifique todos os poderes que está transferindo para o outorgado (o terceiro que recebe a concessão).

Uma vez emitida, ela ficará armazenada em um banco de dados seguro e poderá ser recuperada quando necessário. 

Além disso, é possível fazer o cancelamento de procuração a qualquer momento, desde que o procurador seja notificado.

Imagine que o pai de Robson está com pendências com a Receita Federal e precisa de ajuda porque não pode ir até lá pessoalmente. 

Então, Robson faz uma procuração pelo site da Receita e resolve tudo online. O procedimento é bem simples e ele só precisará ter um certificado digital válido.

Entendeu o que é uma procuração eletrônica? Mais uma vez, destacamos que é preciso elaborar o documento com certificado digital, seja de pessoa física ou jurídica, ok? Isso porque o recurso é fundamental para a sua validade.

Procuração eletrônica tem validade jurídica?

Sim. A procuração eletrônica com certificado digital tem a mesma validade jurídica de uma procuração física. 

No entanto, ela deve ser assinada digitalmente com um certificado digital válido e vigente no momento da assinatura.

Isso garante que as procurações não possam ser adulteradas ou alteradas sem o consentimento de ambas as partes.

O fundamento legal da procuração assinada eletronicamente por meio de certificado é a Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

A norma instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para garantir a integridade, a autenticidade e a validade jurídica dos documentos eletrônicos e das aplicações que utilizam certificados digitais.

Veja a seguir os tipos de procuração assinadas eletronicamente.

Conheça os tipos de procuração eletrônica

Existem vários tipos de procuração, considerando as regras e as limitações, e a procuração digital segue as mesmas regras. 

Algumas procurações são válidas apenas para uma única transação, por exemplo. Vamos conferir a seguir!

Procuração por instrumento público

É aquela lavrada por um tabelião ou outro oficial público competente, em um cartório de notas ou no consulado brasileiro. 

Ela tem fé pública, ou seja, presume-se verdadeira e autêntica, e contém os limites do poder concedido. 

Esse tipo de procuração é exigido para alguns atos, como a compra e venda de imóveis, e pode ser utilizada perante qualquer pessoa jurídica ou instituição.

Procuração por instrumento privado

É aquela feita por escrito pelo próprio outorgante, sem a intervenção de um oficial público.

Ela pode ser reconhecida em cartório ou ter a assinatura do outorgante comprovada por testemunhas. No caso do formato eletrônico, a assinatura com certificado digital dispensa esse reconhecimento.

Esse tipo de procuração é válido para a maioria dos atos, exceto os que exigem instrumento público.

Procuração simples

A procuração simples confere poderes específicos e limitados ao outorgado, para realizar determinado ato ou negócio em nome do outorgante. 

Por exemplo, uma procuração simples pode autorizar alguém a receber uma quantia em dinheiro ou a representar o outorgante em uma reunião.

Porém, o representante estará restrito aos poderes que constam no documento.

Procuração de plenos poderes

É a procuração que confere ao outorgado poderes amplos e ilimitados para agir em nome do outorgante, em todos os atos da vida civil. 

Por exemplo, uma procuração de plenos poderes pode permitir ao outorgado administrar os bens do outorgante, contrair dívidas, fazer doações e representar o outorgante em juízo.

Por isso, é mais comum em situações de representação jurídica ou em instituições bancárias.

Quais são as vantagens de utilizar uma procuração digital?

A procuração eletrônica oferece diversas vantagens em relação à procuração física, como a facilidade de expedição e o baixo custo. Além disso, ela também garante maior segurança jurídica, uma vez que é emitida por meio de um certificado digital.

Veja a seguir mais detalhes sobre as suas vantagens:

• segurança: a assinatura digital, realizada por meio do certificado, garante segurança em todo o processo de cadastro e uso do documento, pois utiliza um sistema de criptografia nas transações e atividades;
• redução de custos: se a procuração tradicional gera custos de impressão, deslocamento ou reconhecimento de firma, a versão eletrônica reduz todos esses gastos. Ainda que o certificado digital seja pago, ele é utilizado para inúmeras outras finalidades;
• agilidade e simplicidade: é possível emitir uma procuração do e-CAC ou outra modalidade eletrônica sem comparecer presencialmente na agência e no cartório. A tecnologia torna esse processo mais ágil e simples, bastando poucos minutos para emitir o documento e para consultá-lo no portal do e-CAC.

Já está pensando em como emiti-la, certo? Antes disso, vamos entender melhor as situações em que o documento pode ser utilizado.

Em quais situações essa ferramenta pode ser usada?

A procuração assinada eletronicamente é um documento oficial que dá a um terceiro a capacidade de representar uma pessoa física ou jurídica em uma transação. 

Na prática, isso pode significar:

• transacionar bens;
• realizar contratações;
• abrir uma conta bancária;
• celebrar acordos financeiros;
• fazer ou receber pagamentos;
• representar judicialmente o outorgante;
• assinar diversos tipos de contratos, orçamentos, termos e outros documentos;
• autorizar um empregado a executar transações em nome da empresa;
• acessar portais ou áreas restritas de órgãos federais, estaduais e municipais;
• permitir que o contador faça o preenchimento e o envio das obrigações acessórias aos órgãos do governo;
• qualquer outra tarefa que o procurador seja designado para fazer por essa procuração.

As principais exigências para cadastrar uma procuração eletrônica

Para fazer o seu cadastro existem alguns pré-requisitos importantes, sendo que alguns são parecidos com as exigências do documento convencional. Veja:

1. Existir um outorgante e outorgado(s), que pode ser pessoa física ou jurídica;
2. Ter uma lista dos poderes que estão sendo delegados;
3. Delimitar uma data de validade para o documento (vigência da procuração);
4. Assinatura por meio do certificado digital, que proporciona segurança, confiabilidade e validade jurídica aos atos e transações. 

Como fazer procuração eletrônica?

A procuração assinada eletronicamente pode ser emitida de duas formas: por meio da Receita Federal ou pelo portal do e-CAC. 

Veja a seguir como emiti-la na Receita Federal.

Procuração eletrônica na Receita Federal

A procuração emitida no portal oficial da Receita Federal demanda que apenas o outorgado tenha um certificado digital, mas não o outorgante. 

Ou seja, se sua empresa não possui este recurso, é preciso emitir uma solicitação de procuração, fazer a assinatura do documento com firma reconhecida e enviá-lo à Receita Federal, para que ela analise os documentos e cadastre a procuração.

Os passos são os seguintes:

1. Acesse o portal oficial da RFB;
2. Clique no ícone lateral que fica ao lado de “Receita Federal” > “Serviços” > “Procurações Digitais” > “Cadastrar ou cancelar procuração digital”;
3. Clique em “Etapas para realização do serviço”, e depois em “Solicitar uma procuração”;
4. Preencha o formulário eletrônico e siga as demais etapas para validar o pedido;
5. Entregue os documentos para análise, o que pode ser feito por processo digital (siga os comandos “Procurações” > “Cadastrar procuração para acesso ao e-CAC” e continue os comandos apresentados) ou cartório conveniado (atente-se ao custo);
6. Consulte o retorno da Receita Federal diretamente no e-CAC ou no sistema de solicitação de procuração;
7. Em caso de negativa, consulte o processo para analisar o motivo da rejeição. É possível corrigir o problema e encaminhar uma nova solicitação.

Vale destacar que a etapa nº 5 pode ser realizada presencialmente. Neste caso, em vez de levar o documento com firma reconhecida em cartório, é possível assiná-lo na presença de um servidor da Receita.

Não se esqueça de enviar toda a documentação dentro de 30 dias. E qual seriam os documentos exigidos?

• informação do endereço de ambos;
• documento de identidade do outorgado (o futuro procurador);
• documento de identidade do outorgante (quem está delegando poderes).
• solicitação de procuração emitida pelo sistema, impressa e assinada com firma reconhecida.

Procuração eletrônica no e-CAC

Para cadastrar procuração no e-CAC, o contribuinte pode utilizar a opção “Procuração Eletrônica” no portal, desde que ele e seu procurador tenham certificado digital.

Neste caso, o processo é bem mais simples:

1. Acesse o portal e-CAC (fique atento às medidas de controle de acesso);
2. Clique em “Entrar com gov.br” e faça o acesso com seu certificado;
3. Na página inicial, clique em “Senhas e Procurações” > “Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procuração para e-CAC” > “Cadastrar Procuração”;
4. Informe se o procurador será uma pessoa física ou jurídica e preencha as informações solicitadas;
5. Marque as atribuições e atividades que serão delegadas ao procurador;
6. Clique em “Cadastrar Procuração” > “Executar” ;
7. Confirme seus dados e escolha “Assinar Documento”, digitando seu código PIN.

Procuração eletrônica para eSocial

Para saber como fazer procuração eletrônica eSocial, basta conhecer a forma de emissão por meio do e-CAC.

Após clicar em “Cadastrar Procuração”, o interessado informará alguns dados sobre seu procurador. Na sequência, poderá selecionar as procurações desejadas do eSocial.

Confira um print tirado do portal:

Por fim, basta cadastrar o documento e assiná-lo.

Dúvidas frequentes sobre a procuração online

Você viu que é possível emitir procuração eletrônica sem certificado na Receita Federal ou com certificado no e-CAC. Aprendeu os benefícios e os tipos deste documento.

Ainda tem dúvidas? Veja a seguir outras perguntas frequentes!

Quanto custa uma procuração eletrônica?

Uma procuração feita conforme os passos mencionados anteriormente não tem custo nenhum. No entanto, podem existir algumas situações em que é necessário pagar o valor entre R$80,00 a R$250,00.

É importante fazer a procuração somente quando a pessoa tem certeza do poder que passará para o procurador.

Vale ressaltar ainda que o valor da procuração pode variar de estado para estado, além de ter valores diferentes quando é uma procuração pública ou privada.

Como fazer a consulta de procuração eletrônica cadastrada?

Basta entrar no portal do e-CAC ( “Legislação e Processo” > “Processos Digitais” > “Meus Processos”) ou no sistema de solicitação de procuração da Receita Federal (opção “Consulta ou cancelamento”).

Você precisará da palavra-chave digitada durante o cadastro ou do código de controle da procuração (informado ao final do cadastro).

Não consigo assinar procuração eletrônica e-CAC, o que fazer?

Em primeiro lugar, verifique se os certificados digitais estão vigentes e instalados corretamente.

Se os recursos estiverem válidos, há relatos de que isso acontece devido ao mau funcionamento do JAVA, que não aponta para o endereço correto. Neste caso, é preciso atualizar a ferramenta. 

Em seguida, localize o programa em seu computador, abra o painel de controle da ferramenta, clique na aba “Segurança” e inclua os sites da Receita Federal e do e-CAC na lista de sites.

Confirme as alterações e reinicie o browser utilizado. O programa de validação deverá funcionar.

Como cancelar procuração eletrônica?

No sistema de solicitação de procuração da Receita Federal, basta selecionar a opção “Consulta ou cancelamento”.

No portal e-CAC, basta seguir o comando “Senhas e Procurações” > “Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procuração para e-CAC” > “Cancelar Procuração Eletrônica”.

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Conclusão

A procuração eletrônica é um documento com validade jurídica que facilita as rotinas administrativas e financeiras de uma empresa e pode ser emitida com facilidade no portal da Receita Federal ou no e-CAC. 

Se você, gestor, busca mais agilidade, redução de custos e segurança da informação, este é um recurso muito interessante, principalmente quando as partes utilizam o certificado digital.

A propósito, você sabe como assinar documento com certificado digital? Continue acompanhando nosso blog e fique por dentro das novidades!