10 recomendações para obter o máximo de um ERP na advocacia

A escolha de um ERP e a sua implantação são decisões de forte impacto na vida de um escritório de advocacia, não só pelo montante do investimento realizado em termos de dinheiro, tempo e energia dos seus integrantes como pelas transformações que provoca no seu dia-a- dia. O ERP (do inglês enterprise resource planning) é um sistema integrado de gestão que automatiza as rotinas jurídicas, administrativas e financeiras a partir de uma base de dados única. Apoia o gerenciamento e o controle de atividades como faturamento, contas a pagar, folha de pagamentos, time sheet e acompanhamento de processos e fornece um conjunto de relatórios e informações atualizadas e confiáveis para a tomada de decisões. É uma das principais ferramentas de gestão em qualquer tipo de empresa.Infelizmente, é comum os Sócios se frustrarem por não alcançarem os resultados pretendidos com a aquisição de um sistema desses, em consequência da adoção de uma solução desalinhada com suas necessidades ou da implantação falha que irá impedir o aproveitamento de todos recursos disponíveis e sua disseminação por toda a organização, ou ainda por não contarem com uma equipe interna engajada e capacitada para usar corretamente o sistema. Por esse motivo, destacamos aqui 10 dicas fundamentais para que o investimento em um ERP alcance o retorno esperado e contribua efetivamente para o aperfeiçoamento da gestão, evitando-se o desperdício de dinheiro:

1. Não tome sua decisão baseado apenas no preço

O preço é uma variável importante, de acordo com a capacidade financeira do escritório, mas está longe de ser a principal a considerar. Avalie o conjunto de benefícios que determinado produto irá trazer ao seu escritório e suas características (funcionalidades, facilidade de uso, relatórios, backup dos dados, acesso remoto), juntamente com as credenciais do fornecedor (carteira de clientes, tempo no mercado, solidez financeira, suporte, atualização tecnológica).

 

2. Cuidado com as apresentações de marketing

Evite a sedução de uma bela apresentação que ofereça a solução para todos os seus problemas. Construa uma lista de requisitos que o escritório considere importante para a escolha do software. Visite outros clientes do sistema para verificar quais problemas ocorreram na implantação, se as funcionalidades previstas realmente funcionam e se a qualidade do atendimento é adequada. Indague quais recursos novos estão sendo desenvolvidos.

 

3. Considere todos os custos envolvidos

Além do valor das licenças, há uma série de despesas a orçar como implantação, suporte e treinamento, além de outras que irão depender da opção escolhida. Se a implantação for local, não deixe de avaliar a infraestrutura necessária para operação. Se for na nuvem, contemple o link necessário para efetuar a ligação com o fornecedor do ERP ou o datacenter que irá hospedá-lo.

4. Planeje a implantação

Não subestime o tempo exigido para implantar o novo sistema, que deve levar de 3 a 6 meses, podendo até se alongar mais, dependendo do porte do escritório, complexidade das operações, número de filiais e da necessidade de eventuais customizações. Avalie a aderência do software aos seus processos atuais e a necessidade de adaptações. Defina quais módulos serão priorizados em uma primeira fase e examine os riscos envolvidos.

5. Tenha um patrocinador interno para o projeto

É fundamental para o sucesso da implantação que um Sócio da banca (com o apoio dos demais) esteja fortemente engajado no projeto e exerça a sua capacidade de liderança durante todo o processo. Ele será uma referência para o grupo, transmitirá a visão de que o ERP é importante para o escritório e deverá ser realmente implantado. Irá engajar todos e saberá intervir quando eventuais problemas prejudiquem o andamento do projeto.

6. Envolva a equipe em todo o processo

Todos os usuários relevantes para o novo sistema devem estar envolvidos no grupo que irá efetuar a escolha e a implantação. Reúna, desde o início, aqueles integrantes, tanto do corpo técnico como da área administrativa. Não exclua um usuário-chave que alegue falta de tempo se for essencial para a definição de parâmetros de configuração do sistema. Crie grupos específicos para cada módulo a ser implantado.

7. Antecipe possíveis resistências a mudança

Como qualquer mudança, sempre haverá algumas pessoas mais resistentes. Fique de olho no comportamento delas. A melhor arma disponível nesses casos é a comunicação frequente com a equipe. Informe a todos sobre o que está ocorrendo e quais serão os benefícios, não só para o escritório mas também para cada um, advindos da adoção da nova ferramenta de trabalho. Destaque a importância de se estar bem estruturado para enfrentar a concorrência e prestar um melhor serviço.

8. Treine bem os usuários, não só durante a implantação

O treinamento é condição essencial para o correto uso do sistema. Deve ser feito não só durante a implantação, mas frequentemente, já que dificilmente todos os seus recursos serão absorvidos de uma só vez e dúvidas surgirão ao longo do tempo. A entrada de novos integrantes deverá incentivar a realização de novos treinamentos, já que os funcionários mais antigos nem sempre possuem as melhores condições para ensinar os que acabaram de chegar.

9. Certifique-se que todos usem o sistema adequadamente

Após a implantação, verifique se os usuários estão utilizando adequadamente o novo sistema. Afinal, o investimento efetuado não foi pequeno. Além disso, garanta que os controles paralelos que geram retrabalho, como aquelas antigas planilhas em Excel, não sejam mais necessários e possam ser abandonados.

10. Um ERP não substitui a necessidade de uma gestão profissionalizada

O ERP traz dentro de si as melhores práticas encontradas em escritórios que foram incorporadas ao software ao longo do tempo. Apesar da sua adoção ser um passo importante na direção da profissionalização do escritório, ela por si só não garante que isso ocorra. Equipes bem treinadas, plano de carreira, separação dos gastos pessoais dos gastos do escritório, um cadastro bem feito e outras medidas gerenciais são essenciais na busca da institucionalização da banca. Ao efetuar a escolha de um ERP, considere não só as suas necessidades atuais como também as futuras advindas do seu crescimento e avalie com quem você gostaria de estabelecer um relacionamento de longo prazo.

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