Fraude em documentos: o que é, tipos e como evitar

Fraude em documentos públicos e falsificação de documento particular são temas comuns nos noticiários brasileiros. 

Mas o ato de enganar alguém de má fé e com o intuito de lesar ou se esquivar de um dever também faz parte do dia a dia empresarial. Certidões e cobranças falsas são apenas alguns exemplos corriqueiros. 

Em âmbito governamental, o Banco Central do Brasil mantém um banco de dados com a estatística de falsificação de cédulas. Somente no mês de agosto de 2022 no estado de São Paulo, encontraram mais de 65 mil cédulas falsas.

Isso mostra que a prática criminosa atinge até mesmo documentos com alto rigor em sua emissão.

Diante deste cenário, gestores empresariais precisam conhecer os tipos de fraudes mais comuns em documentos para se prevenir.

Afinal, você sabe o que é fraude em documentos? Quais os crimes de fraudes? Explicamos essas e outras questões a seguir. 

Acompanhe!

O que é fraude em documentos?

A fraude em documentos é um tipo de crime em que o agente, com intenção de lesar outra pessoa e obter uma vantagem indevida e ilícita, se utiliza de um documento falso ao manipular uma informação verdadeira.

Para se caracterizar a fraude, é necessário que haja um terceiro envolvido que não perceba a manipulação. Ou seja, uma das partes tem ciência da veracidade do documento, enquanto a outra é induzida a acreditar na falsificação.

No Brasil, este crime está previsto no artigo 298 e seguintes do Código Penal Brasileiro. Vamos ver quais os tipos de fraudes mais comuns em documentos?

Conheça os tipos de fraudes mais comuns em documentos

O que é fraude em documentos? A apresentação de documentos com dados incorretos e inverídicos de forma intencional, certo? O objetivo é omitir, adulterar ou manipular demonstrações e registros.

Pensando por essa ótica, a fraude documental pode assumir diversos tipos, como falsificação de documento particular, fraude em documento público, falsidade ideológica e apresentação de atestados e certidões falsas.

Veja outros tipos de fraudes mais comuns em documentos:

• Sites falsos para roubo de dados: utilização de sites praticamente idênticos aos originais da empresa para obtenção dos dados da vítima;
• Boletos falsos: é um tipo de fraude documental em bancos, pois os criminosos trocam boletos verdadeiros por falsos para receber o valor do pagamento;
• Abertura de empresas: uso de documento falso para abrir empresas em nome das vítimas (“laranjas”), o que permite o financiamento e a solicitação de crédito em bancos;
• Fraude em documentos ocupacionais: é a inclusão e a falsificação de documentos e registros de Saúde e Segurança do Trabalho, que podem gerar graves consequências para a empresa, ou de outros documentos relacionados ao setor de Recursos Humanos.

Perceba que essas situações colocam em risco a atividade empresarial e a reputação da organização. Portanto, é necessário compreender os impactos negativos da fraude em documentos para se prevenir.

Como a fraude em documentos pode impactar sua empresa?

Os impactos negativos para uma empresa vítima de fraude documental são graves e dizem respeito à saúde financeira do negócio.

Imagine que sua loja fez promoção para o Dia das Mães e, por descuido de um funcionário, o criminoso apresenta um documento fraudulento para realizar a compra. Existem três consequências imediatas para a empresa neste caso, veja:

Ampliação da inadimplência

O cliente que se passa por outro na hora de comprar um produto ou serviço deseja enganar o fornecedor ao utilizar um documento falso que não permitirá a concretização do pagamento.

Com isso, ocorre a ampliação da inadimplência, que gera um grande problema no fluxo de caixa. Afinal, devido à falsificação, não é possível efetivar a política de cobrança. Ou seja, o valor não será recuperado.

Consumidor sem acesso ao crédito

Além de sofrer com a fraude em documentos na hora da compra do criminoso, a empresa sofre indiretamente com o cliente que teve seus documentos fraudados.

Isso porque é uma prática comum negativar o nome de um devedor. Com a negativação, o consumidor não conseguirá obter crédito no mercado.

Ao perceber a situação, ele poderá acionar sua empresa para esclarecer a situação, inclusive judicialmente. Só neste momento o gestor perceberá que ambos foram vítimas de fraude.

Danos à credibilidade e à reputação da empresa

Em muitos casos, a fraude é descoberta apenas quando o cliente é acionado para pagar a dívida efetuada pelo criminoso em seu nome. E o que isso causa?

Questionamento da credibilidade e da reputação da empresa, pois ela não atuou de forma a impedir que a fraude documental fosse evitada.

Entendeu o que é fraude de documentos? Esse crime pode impactar negativamente a empresa e seus clientes.

Por isso, quando se fala de falsificação de documento particular, a pena é prevista inclusive no Código Penal.

Qual é a pena para falsificação de documento particular?

De acordo com o artigo 298 do Código Penal Brasileiro, a pena para falsificação de documento particular é a reclusão de um a cinco anos, além de multa.

Essa pena será aplicada também no caso de falsificação de cartão de crédito ou débito. 

Como identificar fraudes em documentos?

Agora que os tipos de fraudes mais comuns em documentos já são conhecidos, o gestor deve pensar nas práticas para identificá-las e proteger seu negócio.

Para tanto, é preciso:

• Fazer perguntas ao titular: em alguns casos, a conversa com a pessoa é suficiente para identificar se o profissional está lidando com um caso de fraude;
• Fazer a análise documental com o auxílio da tecnologia: existem ferramentas especializadas capazes de fazer uma análise mais minuciosa dos elementos presentes no documento, identificando erros e inconsistências;
• Solicitar outros documentos para comparação: o documento de identidade ou cartão de CNPJ pode ser comparado a outros documentos para atestar a titularidade do indivíduo (seja como pessoa física ou como representante de pessoa jurídica);
• Atentar às características e aos elementos do documento: ao analisar o documento, pode ser que o gestor perceba alguma irregularidade em elementos, como foto, símbolos de órgãos oficiais, resolução das imagens, selos, marcas d’água, assinatura ou tipo de papel;
• Validar os documentos: a validação é a comparação dos dados do documento com as bases de dados disponíveis para confirmar se o documento é verdadeiro ou falso. Existem sistemas para, por exemplo, validar assinatura digital ou verificar o CPF ou CNPJ da pessoa física ou jurídica em questão.

Com essas práticas simples, é possível identificar fraudes em documentos. Porém, o empresário deve ir além e encontrar maneiras de evitar esse ato criminoso.

Como evitar a fraude em documentos?

Um estudo da KPMG de 2021 analisou o perfil do fraudador no Brasil ao contar com a participação de 120 profissionais das áreas de Auditoria Interna, Compliance e Investigações de diferentes regiões do país. 

Ele constatou que a adulteração de documentos aparece na terceira posição das fraudes corporativas mais comuns, com 49% de incidência.

Diante deste perigo, as empresas devem pensar em ações para reduzir o risco de fraude em documentos, como as que destacamos a seguir.

Promova treinamentos aos colaboradores

O primeiro passo para reduzir o risco de crimes desta natureza é capacitar os colaboradores para identificar possíveis tentativas de fraudes documentais.

O ideal é que todos na empresa estejam cientes das principais características de um documento falso e estejam preparados para tomar as medidas cabíveis.

Desenvolva programas de compliance

Outra maneira de reduzir o risco de fraude em documentos é desenvolver programas de compliance para orientar os colaboradores quanto às regras da empresa em relação a esse tipo de crime.

Os programas de compliance devem contemplar o responsável pela identificação de fraudes em documentos, suas funções, treinamentos periódicos dos funcionários e canais para que eles possam denunciar casos suspeitos de fraude.

Atente-se às particularidades do documento

Como identificar fraudes em documentos? Analisando suas características. Alguns sinais de que o documento pode ser falso são:

• Dados incorretos;
• Imagem pixelada;
• Assinaturas ilegíveis.
• Marcas d’água estranhas;
• Foto do titular com má qualidade;
• Falta de selos ou carimbos oficiais.

Faça a validação do documento

Outra maneira de evitar a fraude em documentos é fazer a validação dele para confirmar sua autenticidade. Na prática, é a verificação dos dados pessoais, como CPF ou CNPJ, telefones e endereço. 

Isso pode ser feito, por exemplo, ao comparar as informações do documento com as bases de dados disponíveis. Um sistema que realiza a validação de assinatura eletrônica também pode ajudar nesta etapa.

Faça perguntas ao titular

As perguntas realizadas ao titular do documento podem trazer respostas positivas para evitar a fraude. Algumas questões que podem ser úteis são:

• Qual o seu telefone?
• Qual o seu nome completo/razão social e CPF/CNPJ?
• Qual o seu endereço ou o endereço da sede da sua empresa?

Evite escanear as assinaturas

Muitas empresas solicitam que os documentos sejam enviados por e-mail ou outros canais de comunicação digital. Nesses casos, é importante ter cuidado ao escanear as assinaturas dos documentos, pois elas podem ser facilmente falsificadas.

Solicite outros documentos de identificação

Além dos documentos solicitados, é desejável pedir outros documentos para comprovar a identidade da pessoa física ou jurídica. 

Aposte na tecnologia para o combate a fraudes

As empresas também podem apostar na tecnologia para evitar a fraude em documentos. Existem ferramentas diversas que contribuem para a segurança da documentação empresarial, tais como:

• ERP;
• Sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos;
• Plataformas de gestão de assinatura eletrônica;
• Sistemas antifraude de validação de documentos.

Use a assinatura eletrônica 

Por fim, vale destacar o uso da assinatura eletrônica, recurso que é uma das tecnologias mais utilizadas para garantir a autenticidade de um documento.

Ela funciona como uma espécie de “selo” digital que comprova que o documento não foi alterado e confirma a identidade do signatário.

Para reforçar a segurança da assinatura, é possível, inclusive, usar um certificado digital válido emitido por uma autoridade certificadora reconhecida pelo ICP-Brasil.

Você sabia que o mercado global de e-signatures pode atingir US $14,1 bilhões até 2026, de acordo com dados do Markets and Markets? Isso demonstra a importância deste recursos para as empresas.

Inclusive, o uso de um sistema de assinatura eletrônica, como a solução da TOTVS, permite ao gestor utilizar certificados do tipo A1 e A3 na assinatura de documentos.

TOTVS Assinatura Eletrônica

O TOTVS Assinatura Eletrônica é uma solução desenvolvida pela maior empresa de tecnologia do Brasil que tem como pilares a produtividade, a segurança da informação e a validade jurídica dos documentos.

A ferramenta SaaS permite ao gestor gerenciar e centralizar todo o processo de assinatura dos documentos, conferindo total segurança na utilização de assinaturas eletrônicas.

Para evitar a fraude em documentos, o TOTVS Assinatura Eletrônica conta com padrão de criptografia SHA256 e oferece segurança na guarda dos documentos com o ambiente TOTVS Cloud.

Confira uma breve demonstração da solução:

Ao utilizar a ferramenta, é possível otimizar as rotinas empresariais de gestão de contratos comerciais, acordos financeiros, e muitos outros documentos. 

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Conclusão

A fraude em documentos é um problema enfrentado por muitas empresas brasileiras. Seja na hora de contratar um fornecedor ou lidar com um cliente em loja, elas podem ser vítimas de adulteração da verdade.

Os impactos do crime são imediatos e atentam contra a saúde financeira da organização. Por isso, é importante adotar medidas para evitar os tipos de fraudes mais comuns em documentos.

Treinar os colaboradores, desenvolver um bom programa de compliance, validar documentos e utilizar a assinatura eletrônica são boas práticas para se prevenir.

Dessa forma, o gestor consegue realizar contratos e outras ações empresariais com mais segurança. Que tal ver como realizar uma gestão de contratos eficiente e evitar armadilhas administrativas e legais?