Procuração RFB: para que serve, como fazer e valor

Você precisa emitir uma procuração RFB de pessoa jurídica e não sabe como fazer isso? 

Antes de mais nada, a procuração é um documento utilizado por pessoa física ou jurídica para dar a outra pessoa a possibilidade de agir em seu nome em certas situações.

As empresas utilizam esse recurso para diversos fins, como na representação judicial por advogado ou para a execução de obrigações perante os órgãos públicos. 

Com isso em mente, você sabe o que é procuração RFB? Onde encontrar o formulário da procuração da Receita Federal? 

Existem muitas dúvidas sobre este tipo de documento, e vamos tirar algumas delas a partir de agora. Boa leitura!

O que é procuração RFB?

A procuração RFB é o documento que permite ao contribuinte da Receita Federal que não possui um certificado digital autorizar outra pessoa a realizar serviços eletrônicos no Portal e-CAC que solicitam o uso dessa tecnologia de criptografia.

Por isso, ela também é chamada de procuração para uso do e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) e, em geral, um contador com certificado digital é o procurador.

Esta procuração da Receita Federal/CAC tem validade de até 5 anos ou pelo tempo definido pelo outorgante (quem confere os poderes).

Para que serve a procuração RFB?

A procuração eletrônica RFB serve para que um terceiro, o procurador, faça a representação de uma pessoa física ou jurídica na hora de acessar os serviços digitais da Receita Federal no e-CAC.

Com o documento, o procurador poderá realizar os serviços que sua empresa (outorgante) autoriza, como no e-AssinaRFB,  e-Financeira,  eSocial e outros. Veja exemplos desses serviços:

• Autorizar ou desativar débito automático;
• Consultar situação do pedido de cadastro do CNPJ;
• Assinar a Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS IPI;
• Atualizar dados bancários para restituição e ressarcimento;
• Acessar notificações em auditoria de compensação em GFIP;
• Parcelar dívidas do MEI ou do SN, inclusive parcelamento especial;
• Acessar o Programa Especial Regularização Tributária (PERT-SN e PERT-MEI) e o SERO – Serviço Eletrônico de Aferição de Obras;
• Fazer download da Escrituração Contábil Digital (SPED-ECD) e do Controle Fiscal Contábil de Transição (SPED-FCONT) utilizando o Receitanet Bx;
• Realizar ações relativas ao regime do Simples Nacional, como acompanhar, agendar ou cancelar a opção pelo regime, gerar documento de arrecadação, dentre outras.

Além disso, o empreendedor pode optar em outorgar ao procurador todos os serviços e os que vierem a ser disponibilizados no sistema de Procurações Eletrônicas do e-CAC.

A partir das possíveis ações que o procurador pode realizar em seu nome, você consegue entender melhor o que é procuração RFB? Se ainda não ficou claro, vamos explicar brevemente como ela funciona para pessoas jurídicas!

Como funciona a procuração RFB para pessoas jurídicas?

A procuração RFB de pessoa jurídica tem o objetivo de outorgar a um terceiro poderes para executar determinados ou todos os serviços no portal e-CAC, como acabamos de demonstrar.

O procurador da empresa deverá ter um certificado digital para ser identificado no ambiente eletrônico.

Vale destacar ainda que, caso sua empresa seja a matriz, a procuração com certificado digital RFB valerá para todas as filiais. O mesmo ocorre com empresas sucessoras ou incorporadoras em relação às sucedidas e incorporadas.  

Vamos ver agora como fazer uma procuração para Receita Federal?

Como fazer uma procuração para Receita Federal? Confira o passo a passo

Até há pouco tempo, para fazer uma procuração convencional, os interessados precisavam se dirigir ao cartório. E agora? Tem como fazer uma procuração pela internet? 

Sim! A procuração eletrônica RFB é feita diretamente no portal da Receita Federal. Basta emitir uma solicitação, assinar o documento com reconhecimento de firma em alguns casos e enviá-lo ao órgão para análise.

Veja a seguir o passo a passo para cadastrar a procuração eletrônica RFB de pessoa jurídica:

1. Acesse o site oficial da RFB;
2. Siga os seguintes comandos (presentes no ícone lateral ao lado de “Receita Federal”):  Serviços > Procurações Digitais > Cadastrar ou cancelar procuração digital;
3. Clique em “Etapas para realização do serviço”;
4. Clique em “Solicitar uma procuração”;
5. Selecione a operação “Cadastro” na nova página e marque “Não sou um robô”;
6. Preencha o formulário eletrônico com os dados da sua empresa (outorgante) e do procurador (outorgado);
7. Marque os serviços que você quer autorizar seu procurador a executar (pode marcar todos, caso desejar) e siga as demais etapas para validar o pedido;
8. Entregue os documentos para análise, o que pode ser feito por processo digital, em cartório conveniado (terá um custo de R$ 14,00) ou em uma unidade de atendimento da RFB;
9. Em caso de entrega por processo digital, você deve acessar o site do e-CAC e seguir os comandos: “Procurações” > “Cadastrar procuração para acesso ao e-CAC” e informe os 5 últimos caracteres do código de controle; 
10. Inclua os documentos em arquivos separados e classificados por tipo;
11. Consulte a resposta da Receita Federal no sistema de solicitação de procuração ou diretamente no e-CAC;
12. Se a resposta for negativa, você pode consultar o processo para analisar o motivo da rejeição, corrigir o problema e encaminhar novamente a solicitação.

Entendeu como fazer uma procuração para Receita Federal? Então é hora de saber quais documentos para procuração eletrônica RFB você precisa apresentar!

Documentos necessários para procuração eletrônica RFB

Se você seguiu nosso passo a passo, deve ter percebido que existem dados exigidos pelo formulário de procuração da Receita Federal. 

Além disso, existem documentos que devem ser apresentados ao cadastrar a procuração eletrônica RFB. São eles:

• Documento de identificação do outorgado (o futuro procurador);
• Documento de identificação do outorgante (quem está delegando poderes).
• Solicitação da procuração eletrônica RFB emitida pelo sistema, impressa e assinada com reconhecimento de firma.

E qual é o modelo de procuração RFB? Existe algo determinado?

Modelo de procuração RFB

O modelo de procuração RFB traz os dados do outorgante e do outorgado que foram informados na hora do cadastro.

De forma simples, ele se apresenta da seguinte maneira:

DADOS DO OUTORGANTE (nome completo/razão social, CPF/CNPJ, endereço completo, dados do representante se for pessoa jurídica), pelo presente instrumento, nomeia e constitui como seu(sua) bastante Procurador(a) DADOS DO OUTORGADO (semelhante aos dados do outorgante), com poderes para representar o outorgante para requerer/solicitar, no período de XX/XX/XXXX a XX/XX/XXXX, na utilização, por meio do certificado digital, dos serviços eletrônicos abaixo discriminados, disponibilizados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.

SERVIÇOS DISCRIMINADOS

DATA E HORA

ASSINATURA DO OUTORGANTE

CÓDIGO DE CONTROLE

Quais são as vantagens de fazer uma procuração eletrônica?

Muitos empreendedores utilizam a procuração RFB/eCAC para agilizar suas rotinas contábeis na empresa. Essa é uma vantagem relevante deste modelo, certo?

Mas a procuração eletrônica em geral apresenta alguns benefícios interessantes para as organizações, tais como:

• Mobilidade: sem a necessidade de uma procuração física, a empresa pode realizar ações e fechar negócios à distância.
• Simplicidade: bastam poucos minutos para cadastrar a procuração eletrônica RFB e outros modelos, bem como para consultá-los.
• Agilidade: assim como na emissão da procuração RFB de pessoa jurídica, o gestor pode emitir o documento e autenticá-lo sem precisar ir ao cartório ou à agência. 
• Redução de custos: sem custos de impressão, deslocamento para assinatura do documento ou para reconhecimento de firma, a versão eletrônica da procuração é mais econômica.
• Gestão de documentos eletrônica otimizada: sem a tradicional papelada, a empresa consegue melhorar sua gestão eletrônica de documentos, organizando e centralizando suas informações com o armazenamento em nuvem.
• Segurança: mesmo outorgando poderes a terceiros, o outorgante pode acessar as ações executadas pelo procurador. Além disso, vale lembrar que há uso de certificado digital, que garante segurança nas transações a partir dos mecanismos de criptografia.

Percebe como solicitar uma procuração eletrônica RFB pode ser benéfico para seu negócio? As vantagens são relevantes e trazem maior produtividade para a rotina empresarial.

Procuração RFB: dúvidas frequentes

Por fim, se ainda restam dúvidas sobre o uso da procuração eletrônica RFB, esclarecemos aquelas mais frequentes a partir de agora!

Quanto custa uma procuração RFB?

A emissão da procuração RFB/eCAC é gratuita, mas podem existir custos com cartório, caso o usuário opte por levar os documentos presencialmente ao local.

Qual a validade de uma procuração RFB?

A procuração eletrônica RFB possui validade de até 5 anos, mas o outorgante pode definir um período inferior a este, se desejar.

É necessário ter certificado digital para fazer a procuração RFB?

O outorgante (quem concede os poderes) não precisa ter certificado digital para constituir a procuração, mas o procurador deve ter o recurso para executar as ações no e-CAC.

Precisa reconhecer firma de procuração RFB?

Na hora de cadastrar a procuração eletrônica RFB, o interessado deve imprimir sua solicitação e entregar os documentos para análise da Receita Federal.

Se ele optar por levar o documento ao cartório, é preciso reconhecer firma.

Se a entrega for feita pessoalmente pelo outorgante, ele poderá assinar o documento na presença de um servidor da unidade de atendimento da Receita, caso em que não será preciso reconhecer firma. 

Se a entrega for feita na unidade da Receita por outra pessoa, será aceita a procuração com firma reconhecida em cartório. 

Como consultar as procurações cadastradas?

A consulta de procuração eletrônica RFB é realizada diretamente no portal do e-CAC ou no sistema da Receita Federal.

No caso do e-CAC, o usuário deve seguir os seguintes comandos: Legislação e Processo > Processos Digitais > Meus Processos

No sistema de solicitação de procuração da Receita, basta acessar a opção “Consulta ou cancelamento” e digitar a palavra-chave escolhida no cadastro ou o código de controle da procuração.

Como cancelar a procuração da RFB?

Para cancelar a procuração eletrônica da RFB, o usuário pode usar o sistema de solicitação da Receita (opção “Consulta ou cancelamento”) ou o portal e-CAC.

No e-CAC, siga os seguintes comandos: Senhas e Procurações > Cadastro, Consulta e Cancelamento – Procuração para e-CAC > Cancelar Procuração Eletrônica.

As respostas das dúvidas sobre a procuração RFB de pessoa jurídica ajuda o gestor a entender melhor esse recurso e como aproveitá-lo ao máximo em sua rotina.

Outro fator que contribui para o uso eficaz do documento é uma plataforma de assinatura digital, como a solução da TOTVS.

Conheça a solução TOTVS Assinatura Eletrônica

A assinatura digital, um tipo de assinatura eletrônica que utiliza certificado digital, é muito comum em documentos. Ela pode ser aplicada em procurações eletrônicas, o que contribui para evitar gastos com reconhecimento de firma e impressão de documentos.

No entanto, o uso dessas tecnologias se torna mais eficiente quando o processo de assinatura é facilitado e simples. Essa é a proposta da solução TOTVS Assinatura Eletrônica. 

A plataforma facilita todo o processo de validação dos documentos eletrônicos, como contratos empresariais, acordos financeiros e procurações. Basta fazer o upload deles para assiná-los com ou sem certificado digital (certificado A1 e A3).

Além disso, se você busca uma forma de organizar suas procurações, pode utilizar o sistema para armazená-las, facilitando sua busca sempre que precisar!

É a garantia de rapidez, validade e segurança jurídica em seus processos burocráticos.

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Conclusão

A procuração RFB é um recurso voltado para outorgar a um terceiro a possibilidade de executar serviços no portal e-CAC. Para emiti-la, o outorgante sequer precisa de certificado digital.

O importante é contar com esse documento que apresenta validade jurídica para facilitar as rotinas financeiras e contábeis. Ao utilizar esses recursos, o gestor experimenta agilidade, mobilidade e redução de custos.

Há outras tecnologias interessantes que trabalham a favor da produtividade na empresa. Você já pensou em usar contratos com assinatura digital?

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