Gestão imobiliária: importância, desafios e boas práticas

Equipe TOTVS | 05 maio, 2022

Para aumentar a rentabilidade das vendas de imóveis, acompanhar as oportunidades de vendas e gerir as despesas diretas e indiretas, o ideal é implementar um sistema de gestão imobiliária.

Um software como este pode automatizar processos e gerar mais lucros para a empresa.

E, assim como todo o mercado, o setor imobiliário pode se aproveitar enormemente da tecnologia em seus processos.

No entanto, entendemos que essa é uma relação complicada: muitos negócios na área ainda operam com base em métodos tradicionais. Porém, com a transformação digital, pode-se dizer que já é tempo de evoluir.

A tecnologia e inteligência imobiliária são o caminho perfeito para isso, possibilitando que seu negócio conquiste melhores resultados!

Neste conteúdo, vamos nos aprofundar no conceito de gestão imobiliária, o que faz o responsável pela administração deste negócio e como a tecnologia pode acrescentar em seu dia a dia. Confira!

O que é gestão imobiliária e qual sua importância?

A gestão de negócios imobiliários é um conjunto de processos que permitem que a empresa mantenha bons clientes, conquiste novos e forneça um bom atendimento. Uma boa gestão consegue reduzir custos e ainda manter o negócio lucrativo.

Além disso, também tem como objetivo garantir a saúde financeira da companhia e a organização logística do negócio. É por meio do gerenciamento que a imobiliária se desenvolve e ganha espaço no mercado. 

E mesmo que a situação econômica do mercado não esteja muito boa, com uma gestão eficiente, é possível que a empresa se mantenha firme no mercado.

Por esse motivo, é importante investir em um sistema que auxilie na manutenção de um bom gerenciamento da imobiliária.

Quais são os maiores desafios da gestão imobiliária?

O negócio de imóveis é extremamente volátil. Se você trabalha no setor há apenas alguns meses, já consegue identificar isso. Economia, clima, região… Tudo impacta a gestão imobiliária.

No entanto, você sabe quais os principais desafios de empresas nesse segmento?

A seguir, separamos alguns para você conferir, veja só:

1. Comissionamento

Um dos principais problemas atrelados à gestão imobiliária é o comissionamento dos corretores. Esse é um enorme desafio para as empresas do setor.

Afinal, normalmente, os corretores recebem uma porcentagem sobre os imóveis que vendem.

Ou seja, além do valor variar de acordo com o imóvel vendido, o número de vendas influencia.

Controlar o repasse desses valores pode ser um pesadelo para quem está no escritório, realizando cálculos e organizando as finanças do negócio.

A realidade é que sem um bom planejamento financeiro, é muito difícil administrar o dinheiro e evitar confusões na hora de pagar os funcionários.

2. Flexibilidade

A rotina de uma imobiliária pode ser um tanto caótica. Essa característica pode dar a impressão de um dia a dia flexível, mas essa não é a realidade.

Muitas vezes, corretores e demais profissionais do negócio perdem tempo demais com tarefas improdutivas, como deslocamentos ou documentação.

A padronização de processos e o estabelecimento de um cronograma podem ajudar!

Com um sistema de gestão ou CRM imobiliário, inclusive, é possível controlar a agenda dos funcionários direto do software, realizando mudanças conforme necessário, mas mantendo a harmonia organizacional.

3. Gestão de aluguéis

Todas as tarefas que envolvem a gestão de aluguéis podem ser verdadeiras dores de cabeça para os profissionais do segmento.

Falamos de tarefas como:

  • Gestão de contratos;
  • Repasse de valores de aluguéis;
  • Conciliação entre locadores e locatários.

Sem falar em tudo que envolve a relação das partes, como o controle de reparos no imóvel ou a pintura antes de entregar o mesmo.

4. Gestão de pessoas

Afinal, qual o grande desafio de um negócio imobiliário? Opiniões variam, mas certamente líderes do setor diriam que a gestão de pessoas.

Falamos de um tipo de empresa que normalmente não mantém um vínculo empregatício com seus corretores.

Ou seja, sua empresa conta com o profissionalismo dos prestadores de serviço — e eles contam com o seu profissionalismo na hora de honrar compromissos.

É por isso que a gestão de pessoas é tão importante.

Ela permite que a sua empresa gerencie o capital humano com mais eficiência: comissionamento, rodízio de corretores, construção de relações.

Tudo isso pode ser positivamente influenciado por uma boa gestão de pessoas.

Boas práticas para fazer uma gestão imobiliária eficiente

E, afinal, como gerenciar imobiliária? Bom, se você está em busca de dicas para melhorar seus processos, saiba que está no lugar certo!

Separamos algumas boas práticas que sua empresa pode aderir. Vamos lá?

Faça o mapeamento de processos

Entenda de que maneira os processos são conduzidos em seu negócio.

Você pode se impressionar com o tanto de gargalos presentes em uma operação.

Reúna todos os profissionais e entenda exatamente como as entregas são feitas com um mapeamento de processos: quem cuida do quê? Como cada etapa é realizada? Quem aprova? Quem paga?

Organize a documentação do negócio

Um dos principais calcanhares de Aquiles da gestão imobiliária é a forma que se lida com documentos.

Arquivos, documentos e contratos devem ser organizados corretamente — e, se possível, digitalizados.

Assim, você melhora a gestão de documentos e organiza seus processos futuros.

Desenvolva um planejamento estratégico

E como saber qual passo dar ou qual meta perseguir amanhã, daqui a 3 meses ou diante de um “boom” econômico?

Tudo isso pode ser visto (ou, ao menos, previsto) em um bom planejamento estratégico, que leve em conta os objetivos do negócio, seu potencial financeiro, sua área de atuação, entre outros.

Preveja as receitas e esteja por dentro das finanças

Como falamos, o item “finanças” é carta certa no baralho de desafios da gestão de imobiliária.

Uma maneira de simplificar a condução do negócio é implementando um controle financeiro, com a ajuda de ferramentas como a projeção de vendas.

Isso vai lhe permitir melhor alocar recursos e dimensionar seu negócio (e esforços), de modo a não comprometer seu caixa.

Desenvolva ações para minimizar a inadimplência

Acredite: a inadimplência não é um problema apenas do setor imobiliário — mas ele sofre muito com essa questão.

Uma solução que melhore sua gestão de cobranças pode ajudar nesse sentido, aprimorando sua relação com os clientes e reduzindo os índices de inadimplência.

Acompanhe métricas de desempenho

Sabe o que toda boa gestão tem? Acompanhamento de métricas e KPIs de desempenho!

Desse modo, é possível mensurar exatamente a evolução (ou involução) do negócio, avaliando se os passos definidos pelos líderes ou as metas documentadas no planejamento estão realmente certas!

Os melhores cursos de gestão imobiliária

Existem várias opções de cursos no setor imobiliário para quem busca se especializar no assunto e apresentar novas soft e hard skills na empresa.

Entre eles, podemos mencionar:

  • Gestão de Negócios Imobiliários, oferecido por diversas instituições presenciais ou EAD.
  • Tecnologia em Negócios Imobiliários, oferecido como curso superior em universidades.
  • Tecnólogo em Negócios Imobiliários, oferecido em diferentes instituições de ensino.

Fazer a gestão de imobiliárias por meio de planilha é uma boa opção?

A gestão de qualquer negócio por meio de uma planilha é apenas aceitável em alguns contextos, como em empresas recém-criadas e com pouquíssimo fluxo de informações.

No entanto, a gestão de imobiliária é dependente de dados, documentos e informações indo de um lado para outro.

Sem falar na questão financeira, já que é necessário gerenciar aluguéis, bem como toda a dinâmica de comissionamento.

Nesse sentido, uma planilha não é a solução ideal, já que cria brechas para erros humanos, desencontro de dados e falta de atualização em tempo real.

Essas são necessidades quando seu negócio começa a se movimentar e crescer.

Como um software pode ajudar na gestão imobiliária?

Conforme a transformação digital avança, a competitividade também cresce. E quanto maior a carteira de imóveis, mais complicado é o trabalho dos gestores.

Por isso, para simplificar as rotinas e trazer mais eficiência à administração, é possível implementar um sistema para imobiliária.

Veja as vantagens dessa solução:

Integração de processos

Seja na venda, no aluguel ou na administração de imóveis, o software auxilia para que as atividades sejam otimizadas e funcionem dentro da mesma plataforma.

O sistema também permite que o gestor escolha os segmentos necessários para atender às necessidades da companhia.

Além disso, todos os dados ficam registrados em um único local, facilitando o acesso dos colaboradores e a realização das tarefas do dia a dia.

Isso gera mais produtividade e simplifica os processos, agilizando o cumprimento das atividades.

Controle de vendas

No caso de empresas que trabalham com construção de imóveis para venda, ou de uma incorporadora, encarregada da venda de imóveis de terceiros, é necessário haver um controle.

O software para imobiliária organiza as etapas que antecedem a comercialização dos imóveis, facilitando a conclusão dos negócios.

A tecnologia imobiliária permite a visualização das unidades disponíveis e dos contratos dos corretores e negócios que farão as vendas, com suas respectivas comissões registradas.

Assim, é possível organizar a fila de compradores e configurar quantos clientes podem entrar na fila.

Gestão de contratos

É possível contar com o sistema inclusive para fazer o controle de pós-venda da imobiliária.

Isso porque a tecnologia permite gerar automaticamente os boletos de cobrança e os lançamentos financeiros referentes à comercialização dos imóveis.

Evita-se, assim, erros de digitação dos dados e retrabalho.

O sistema de gestão imobiliária também gera reajustes no vencimento dos contratos de forma automática.

Outra facilidade é a possibilidade de registrar aditivos de antecipação de parcelas, renegociação de valores, troca de comprador (cessão de direitos) e troca de imóvel. 

Adequação à legislação

Gerenciar o processo de atendimento de garantia nos imóveis comercializados pela imobiliária pode ser uma tarefa complicada.

Porém, com um software de gestão imobiliária, é possível organizar todo o fluxo do atendimento com mais eficiência. 

Gerencie desde a vistoria da unidade até a finalização do processo, passando pela aprovação do pedido e agendamento da manutenção.

Além também do checklist do reparo, solicitação de material ao estoque, controle de custo e execução. Com essa automatização, todo o processo se torna mais eficiente.

Gestão da carteira de imóveis

A solução facilita também a carteira de imóveis para aluguel, aumentando a rentabilidade do seu negócio.

Isso é feito por meio de um controle das ofertas de imóveis próprios ou de terceiros no mercado de aluguel.

Assim, a imobiliária pode calcular o percentual do aluguel devido a cada um dos proprietários.

Você pode contar também com um controle de aplicação de descontos ou acréscimos.

Além de ser possível trabalhar com múltiplos contratos simultaneamente, ou gerenciar contratos de aluguel fracionados. 

TOTVS Construção Gestão de Imóveis

E agora, que tal aprimorar sua gestão imobiliária e impactar positivamente seus resultados?

Então você precisa conhecer o TOTVS Construção Gestão de Imóveis!

Sabia que já existem mais de 100 mil imóveis administrados pelos sistemas TOTVS?

A maior empresa tech do Brasil, especialista em sistemas de gestão, atua também lado a lado com o segmento imobiliário, digitalizando sua operação.

Desse modo, tudo — passando pelas vendas, aluguéis e administração de condomínios — pode ser feito com poucos cliques em um sistema simplificado.

E o melhor? O TOTVS Construção Gestão de Imóveis possui uma aplicação web que pode ser acessada por corretores e clientes.

Integre processos e setores, melhore a captação e gestão de leads, modernize a gestão de cobranças e contratos e mais com a nossa solução!

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Conclusão

A gestão imobiliária é complexa por natureza. Afinal, falamos de um negócio de altíssimo ticket médio, mas cuja demanda apenas cresce.

Atuar de maneira estratégica, fazendo seu negócio crescer e se destacar no mercado, é um desafio.

No entanto, aplicando boas práticas e a tecnologia ideal, como o TOTVS Construção Gestão de Imóveis, você pode alçar voos jamais imaginados!

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