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BPO: Como otimizar os processos da sua empresa

Equipe TOTVS | SERVIÇOS | outubro 07, 2019

Uma empresa de BPO (Business Process Outsourcing) nasce com a ideia de otimizar processos de outras empresas, oferecendo recursos associados à tecnologia da informação (ITES, em inglês) a fim de aumentar a produtividade das empresas.

A ideia é que tudo que não seja o core da empresa, seja terceirizado com prestador de serviços de Business Process Outsourcing. No entanto, muitas vezes essa premissa não é adotada pelos próprios gestores de negócios BPO quando a otimização de processos deve ser feita de forma interna.

A automação de workflows e de atividades backoffice é cada vez mais frequente no setor de serviços. Diversos softwares podem atender negócios que vão da segurança ao transporte de passageiros, incluindo empresas BPOs, como BPO financeiro.

Abaixo, entenda como é possível aumentar a produtividade da sua empresa, mesmo com um quadro enxuto de funcionários. A premissa envolve desenvolver as capacidades de trabalho dos colaboradores delegando atividades repetitivas e burocráticas a softwares.

É possível tornar o seu serviço mais eficiente?

Imagine um cenário em que você precise demonstrar ao seu cliente que a sua empresa se diferencia das demais do mercado. Para isso, além de apresentar uma gestão de serviços estratégica, uma boa aposta é buscar e propor soluções que agreguem valor ao negócio do cliente.

Nesse momento, contar com uma equipe qualificada, com agilidade no atendimento, e investir em tecnologia de ponta é uma ótima forma de responder à competitividade do cenário.

Quais setores podem ser otimizados?

Quem trabalha em uma BPO empresa atua nas dores de grande parte dos negócios. Por isso, nada melhor do que você testar soluções dentro da própria empresa a fim de tornar o trabalho mais ágil.

Dentro do negócio, alguns setores podem (e devem!) seguir workflows.

Administrativo/RH

Experimente diminuir a papelada utilizada nessa área, tornando os dados mais claros e acessíveis em um ambiente digital. É fundamental desenvolver padrões para nomear arquivos e estabelecer o nível de acesso aos documentos dentro da empresa, além da organização conforme a data e o tipo de arquivo.

Do ponto de vista do capital humano, existem três frentes nas empresas de BPO que devem possuir procedimentos próprios: recrutamento e seleção, mapeamento de carreira, e medicina e segurança do trabalho.

Contábil

Na área contábil, a gestão de contratos envolve atenção às normas fiscais e tributárias, aditivos e reajustes ao longo dos processos. Nas tarefas de pagadoria que abarcam folha de pagamento, ponto eletrônico e administração de benefícios, o ideal é integrar esses processos.

Quem atua gerenciando escrituração, balanço patrimonial e resultado gerencial deve contar com um consultor focado nas mudanças de legislação. Isso sem falar de notas de entrada e saída, movimento bancário e compliance fiscal.

Comercial

Para realizar uma boa venda em suas empresas de BPO, é preciso que a tabela de precificação esteja associada à busca por novas oportunidades e à gestão de orçamento de serviços.

O que você precisa saber antes de contratar um software BPO

Algumas dúvidas surgem na hora de optar ou não por um BPO software, justamente pelo custo que esse recurso apresenta. Pensando nisso, a TOTVS tem investido em soluções que atendam desde às pequenas até às grandes empresas.

Retorno

Um retorno mensurável diz respeito ao aumento da rentabilidade em que uma mesma equipe consegue atender mais clientes graças à automação de processos.

Custo

O custo de um sistema full service pode ser cobrado de duas formas. Uma primeira, chama de on premises, que exige um alto desembolso inicial e é o modo mais convencional, e uma segunda em que o gestor pode assinar a ferramenta por assinatura e utilizá-la de forma cloud.

Em ambos procedimentos, é possível crescer de forma modular na questão de funcionalidades e de usuários.

Como é a implementação

A implementação de uma solução assim envolve, primeiro, o entendimento do que é o negócio. Por isso, é recomendável planejar esse processo junto a uma equipe especializada.

Oportunidades de negócios

Além da otimização, é preciso estar atento às mudanças e necessidades de quem busca por serviços BPO para garantir uma boa cartela de clientes satisfeitos.

Segurança de dados

Uma questão que se apresenta urgente às empresas de BPO é quanto à segurança de dados dos seus clientes. Notícias sobre vazamento de informações e invasões de hackers assombram negócios que desejam implementar rotinas mais próximas à tecnologia da informação.

Busque demonstrar aos seus clientes que o processo de outsourcing é seguro e que uma empresa de BPO está muito mais preparada para essas situações com uma política de dados clara.

Terceirização no setor público

Você sabia que o setor público é um nicho que pode se transformar em cliente? Segundo Decreto n° 9.507/2018, atividades que sirvam de apoio à tomada de decisão e às áreas estratégias podem ser terceirizadas.

Assim, áreas de planejamento, controle, coordenação e supervisão são mantidos dentro das organizações, assim como a parte de poder, como a polícia. Ao BPO, normas fiscais e contábeis, por exemplo, encontram espaço para expandir a atuação.

Entenda qual a melhor opção para o seu negócio

As soluções para BPO acompanham as diversas necessidades. Por isso, é importante contratar serviços com uma empresa que seja especialista no core e possa oferecer suporte. A TOTVS é sinônimo de inovação e desenvolvimento. Converse com um especialista.

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