Varejistas sabem que a gestão de uma loja não é uma tarefa fácil. Mas, é bem provável que saibam também que é ela que vai aumentar as vendas do negócio. É por isso que muitos empreendedores se perguntam: como administrar uma empresa?
Há muito o que fazer para isso. Desde a pesquisa de mercado e concorrência até a preocupação com os consumidores finais, existe uma infinidade de pontos de atenção. E a tecnologia costuma ser uma solução importantíssima nesse processo!
É por isso que, para ajudá-lo, resolvemos listar 20 dicas sobre como gerir um negócio.
Além disso, vamos também trazer opções de leituras para aprender a gerir melhor o seu negócio. Vamos nessa? Boa leitura!
Como administrar uma empresa?
A administração de um negócio é uma tarefa essencial para a prosperidade e longevidade dele.
A seguir, vamos reunir as principais estratégias para você seguir se deseja ter sucesso com a sua loja. Confira:
- Conheça seu mercado de atuação;
- Construa um planejamento estratégico;
- Defina métricas de desempenho;
- Organize e gerencie as finanças;
- Fuja de qualquer tipo de inadimplência;
- Esteja em dia com a gestão fiscal;
- Conte com uma vantagem competitiva;
- Aposte em soluções tecnológicas e inovadoras;
- Atente-se aos processos seletivos;
- Aposte em treinamentos e capacitações;
- Invista na comunicação entre as equipes;
- Delegue funções dentro da empresa;
- Não tente controlar os mínimos detalhes;
- Prepare-se para os imprevistos no caminho;
- Aprenda com os erros cometidos;
- Estabeleça contratos em todas as suas relações;
- Relacione-se com mais de um fornecedor;
- Controle seu estoque de produtos;
- Desenvolva ações de marketing e divulgação;
- Dê atenção a seus clientes sempre.
1. Conheça seu mercado de atuação
O primeiro passo para administrar uma empresa de varejo com sucesso é conhecer o mercado no qual ela atua e, principalmente, os seus concorrentes.
Essa pesquisa deve ser feita com base em alguns critérios:
- segmentação: quem são os clientes da minha empresa e como eles se comportam?
- produtos: como são os produtos oferecidos pelos concorrentes e quais as diferenças em relação aos meus?
- preços: qual é a faixa de preços praticada pelo mercado e como a minha empresa se posiciona?
- ponto de venda: como os concorrentes estão atraindo os clientes para a loja e como eles são tratados depois de fechar negócio?
Bom, com todas essas informações, você vai ser capaz de desenvolver estratégias mais alinhadas com a realidade do seu mercado e, logo, ter maiores chances de sucesso.
Mas, atenção: não basta fazer uma análise pontual e nunca mais retornar a esse ponto. O mercado é dinâmico e muda o tempo todo. Sua pesquisa deve ser constante.
2. Construa um planejamento estratégico
Segundo o IBGE, entre 2008 e 2018, mais de 70% das empresas fundadas no Brasil fecharam as portas. Entre os grandes vilões, sem dúvida, está a falta de planejamento.
Para quem quer saber como administrar uma empresa, ter um plano estratégico deve ser o norte.
Ao construí-lo, é preciso, além de analisar o mercado, como já vimos, identificar as oportunidades e ameaças que apresenta, por meio de uma matriz SWOT, por exemplo.
A partir disso, fica mais fácil desenvolver objetivos por meio da metodologia SMART. Trata-se de uma ferramenta muito utilizada pelas empresas, pois ajuda na elaboração de metas viáveis. Para ser SMART, um objetivo deve ser:
- específico (specific): quais são os detalhes do que quer alcançar?
- mensurável (measurable): como seu negócio vai saber se atingiu a meta?
- atingível (attainable): a meta é desafiadora, mas não impossível?
- relevante (relevant): a meta está alinhada com os objetivos da empresa?
- temporal (timely): qual o prazo para alcançar a meta?
Com essas respostas em mãos, o planejamento será muito mais fácil de ser aplicado.
3. Defina métricas de desempenho
As métricas são essenciais para acompanhar o desempenho da sua empresa com base em indicadores.
Isso quer dizer que, ao longo do tempo, você poderá ter um feedback sobre como estão as atividades e se as metas que traçou foram alcançadas.
Para definir as métricas, é preciso considerar três pontos: qual o objetivo da métrica, como ela será calculada e com que frequência ela vai se acompanhar.
As métricas podem ser financeiras, como o lucro e o faturamento; relacionadas a processos, como o tempo médio de atendimento; e de desempenho, como a produtividade e o índice de qualidade.
Além disso, é bom que as métricas sejam divididas entre os indicadores-chave de desempenho (KPIs). Eles são aqueles que vão medir o sucesso com base em objetivos já definidos antes, percebe?
4. Organize e gerencie as finanças
Ter uma boa gestão financeira é um dos pilares para administrar uma empresa com sucesso. Isso se dá porque, com as finanças sob controle, fica mais fácil crescer e investir naquilo que vai gerar valor ao negócio.
Para organizar as finanças da sua empresa, você precisa:
- acompanhar de perto o fluxo de caixa;
- controlar todos os gastos e despesas;
- elaborar um orçamento anual e mensal;
- calcular o lucro real do seu negócio;
- realizar um planejamento tributário;
- e, claro, investir em contabilidade.
A organização e a coleta de dados é crucial para a saúde financeira da sua empresa, pois elas vão ajudar a tomar decisões com base em informações concretas.
Além disso, você terá mais facilidade para cumprir com as obrigações fiscais e evitar problemas com o governo.
5. Fuja de qualquer tipo de inadimplência
Ainda falando sobre o aspecto financeiro, a inadimplência é um dos principais problemas das empresas, pois ela prejudica diretamente o fluxo de caixa da sua loja.
Em relação a dados do primeiro semestre de 2022, como mostra o levantamento da Serasa, a média de empresas que estavam com contas negativadas no país era de seis milhões. Em relação a 2021, houve um crescimento de 3,45%.
Por isso, é preciso tomar algumas medidas para evitar administrar uma empresa com dívidas. Mas quais?
Uma delas é criar uma política de cobrança eficiente.
Investir em relacionamento com os fornecedores, desde o primeiro contato, faz toda a diferença.
Isso quer dizer que sua equipe comercial precisa ter cuidado com a forma como fala com as pessoas, sempre sendo clara e objetiva.
Algumas dicas, em relação à inadimplência do seu público, que também afeta suas finanças, são:
- deixar bem claro os prazos e os meios de pagamentos;
- estabelecer uma comunicação transparente com o cliente;
- manter o controle constante das contas a receber;
- criar um canal para solucionar problemas de pagamento.
6. Esteja em dia com a gestão fiscal
Uma das principais preocupações de quem administra uma operação varejista também deve ser a gestão fiscal.
Isso ocorre porque o governo tem um grande poder de interferência nas finanças do negócio com base na legislação tributária, seja no Brasil ou fora dele.
Por isso, você precisa estar em dia com as obrigações fiscais da sua loja.
São elas, por exemplo, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), o Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias (IPI), o PIS e a COFINS.
Em relação às notas fiscais, além de ser obrigação de qualquer varejista, é preciso se atentar às regras da Nota Fiscal Eletrônica.
A NF-e é obrigatória para comerciantes que vendem mercadorias por meio eletrônico, como site ou aplicativo.
Para ficar em dia com as suas obrigações fiscais, se você sentir necessidade, pode ser muito bom contratar um contador empresarial para ajudar!
7. Conte com uma vantagem competitiva
Para administrar uma empresa e ter sucesso, é bom contar com uma vantagem competitiva.
Isso quer dizer que você precisa oferecer algo de valor para o seu público-alvo que não esteja sendo oferecido pelos seus concorrentes.
Uma das maneiras de fazer isso é investindo em inovação. Como? Oferecendo produtos ou serviços que sejam pioneiros em relação aos do mercado.
Muitas empresas que pensam fora da caixa conseguem se destacar. Lembre-se que o objetivo aqui é fazer com que sua loja seja lembrada como referência pelo consumidor por um motivo específico.
Outra estratégia é oferecer também opções para um nicho específico. Comercializar produtos para pessoas com deficiência, por exemplo, como o nanismo, pode ser um diferencial, pois poucas empresas se preocupam com isso.
Dessa forma, você atende a um público mais reduzido, mas com maior chances de fidelização.
8. Aposte em soluções tecnológicas e inovadoras
Quem quer saber como administrar uma empresa com sucesso, não pode, jamais, esquecer da tecnologia. Isso serve tanto como um diferencial competitivo, como falamos antes, como também para facilitar processos.
Apostar em soluções tecnológicas e inovadoras no varejo é a melhor maneira de automatizar tarefas internas que demandam mais tempo.
Logo, sua equipe pode se concentrar nas tarefas estratégicas que fazem a diferença para o negócio.
Uma boa solução é investir em um software de gestão de loja, por exemplo.
Com ele, você consegue controlar diversas etapas de uma operação, podendo ser um estabelecimento físico ou uma loja online.
Ou até mesmo os dois ao mesmo tempo, se considerarmos a omnicanalidade.
Uma plataforma como essa é ideal para quem quer administrar uma empresa com mais eficiência, reduzindo custos e aumentando as vendas.
9. Atente-se aos processos seletivos
Ainda que você saiba como administrar uma empresa em alguns aspectos, será que todos os seus funcionários também entendem como fazer microgerenciamento?
A gestão de pessoas é um ponto fundamental para o sucesso do negócio. Para começar, é preciso fazer um processo seletivo criterioso para ter as melhores pessoas para trabalharem na sua empresa.
Não basta escolher o candidato com o melhor currículo, é preciso analisar se ele tem perfil para a vaga e se está disposto a trabalhar alinhado com os objetivos da empresa.
Na hora da entrevista, os recrutadores, por exemplo, precisam ser claros quanto às responsabilidades de cada função e qual perfil estão procurando.
Percebe que isso ajuda a atrair as pessoas certas para o seu negócio?
Também não deixe de fazer uma avaliação periódica do desempenho dos funcionários com base em critérios objetivos, como produtividade e resultados alcançados. E, claro, nunca esqueça de dar feedbacks construtivos.
10. Aposte em treinamentos e capacitações
Em relação à sua equipe, não basta fazer um processo seletivo criterioso e analisar o desempenho. É preciso investir em treinamentos e capacitações periódicas.
Por mais que a pessoa tenha o perfil certo para a vaga, ela pode não ter todos os conhecimentos necessários para exercer a função com excelência logo de cara.
Não esqueça de fazer treinamentos para que todos estejam alinhados com os objetivos da empresa e saibam como atuar de forma eficiente.
Isso vale tanto para o time de liderança quanto para os demais funcionários. Quanto mais preparados estiverem, melhor será o resultado, não é mesmo?
Além disso, isso vai motivar muito mais o time, uma vez que eles perceberão o quanto a empresa está investindo em sua capacitação. Dados reunidos pela Team Stage mostram que funcionários trabalham 20% melhor quando motivados.
11. Invista na comunicação entre as equipes
Como administrar uma empresa bem? Também investindo na comunicação entre as equipes. Além dos treinamentos, ela é crucial para uma boa gestão de pessoas.
Com um diálogo interno e aberto, todos os funcionários conseguem estar alinhados em relação às metas e saber como cada um deve contribuir para o resultado final.
E, assim como no tópico anterior, isso importa tanto para o time de liderança quanto para as outras equipes. Afinal, a empresa depende da colaboração de todas as partes.
Uma boa comunicação é base para tudo isso, pois ajuda a evitar problemas e conflitos internos, já que as pessoas sabem o que esperar umas das outras.
Por isso, é preciso definir canais de comunicação claros na empresa, seja por meio de reuniões periódicas, newsletters internas ou outras ferramentas virtuais, como o Slack.
12. Delegue funções dentro da empresa
A comunicação é fundamental, mas não basta. É preciso também delegar funções para que todos na organização saibam como agir adequadamente.
Delegar tarefas é uma das principais funções de um líder. Isso significa que, como dono do negócio, você precisa saber identificar as pessoas com mais potencial para cada função e, a partir daí, atribuir responsabilidades.
Quando cada pessoa assume uma responsabilidade específica dentro da estrutura organizacional, isso ajuda a evitar problemas com a sobrecarga de trabalho.
Além disso, garante que as tarefas sejam realizadas da melhor maneira possível, pois cada um vai fazer o seu melhor para contribuir com o resultado final.
13. Não tente controlar os mínimos detalhes
Quando falamos em como administrar uma empresa com sucesso, não se pode esquecer que o gestor não é capaz de controlar todos os mínimos detalhes.
A função de um líder, como falamos, é coordenar as atividades, delegar tarefas e garantir que todos estejam cumprindo com suas responsabilidades.
Para isso, você pode usar ferramentas de controle de projetos, como o Asana ou o Trello. Elas ajudam a organizar as tarefas da equipe e garantem que todos estejam cumprindo com os prazos.
Contudo, tenha em mente que nem tudo será controlável e que, às vezes, algumas tarefas podem não ser cumpridas como o esperado.
Isso é natural. Faz parte do processo e não significa que uma pessoa não esteja capacitada para a função que lhe foi incubida.
14. Prepare-se para os imprevistos no caminho
Não importa como se decide administrar uma empresa, naturalmente, sempre haverá imprevistos. Por isso, é crucial estar preparado para lidar com eles da melhor maneira possível.
Quase sempre, os problemas surgem quando menos se espera. É por isso que ter um plano B para cada situação pode ser muito estratégico.
Ficar paralisado com os problemas é sempre pior. O que deve ser feito é analisar a situação e decidir qual a melhor maneira de lidar com ela para garantir o sucesso do negócio.
Isso significa que é preciso desenvolver a capacidade de resolutividade em você e na sua equipe. É isso que vai fazer com que dificuldades possam não prejudicar o andamento do trabalho.
Se isso ocorrer com frequência, vale revisar o fluxo de atividades da sua empresa e, ainda, contar com profissionais para gestão de crises, por exemplo.
15. Aprenda com os erros cometidos
Pode parecer estranho, mas os erros também podem ter seu lado positivo na trajetória do seu negócio.
E isso acontece por uma questão muito simples: não há uma receita pronta para administrar uma empresa.
Nem sempre o que funciona para outras organizações será o ideal para a sua. Por isso, é bom experimentar e aprender com os erros cometidos ao longo do caminho.
Só assim será possível encontrar a melhor forma de administrar a sua empresa com base no mercado e nas pessoas envolvidas.
Claro que não se deve fazer isso como regra, pois erros também envolvem custos. Mas, quando acontecer, encare como parte do aprendizado.
16. Estabeleça contratos em todas as suas relações
Se você quer aprender como administrar uma empresa com sucesso, é preciso compreender a importância de estabelecer contratos com todas as pessoas com quem se faz negócios.
No varejo, isso inclui fornecedores, prestadores de serviços, funcionários e até clientes. Nem mesmo o consumidor final deve ficar de fora disso.
Os contratos servem como uma garantia de que as relações comerciais serão cumpridas da melhor maneira possível.
São eles que garantem a clareza e transparência das relações. Além disso, ajudam a evitar problemas futuros com relação às responsabilidades de cada um.
Por isso, mesmo que sua empresa esteja fazendo negócios com pessoas de confiança, é sempre bom estabelecer um contrato para garantir a segurança do seu negócio.
17. Relacione-se com mais de um fornecedor
Outro ponto essencial na gestão de uma empresa varejista é estabelecer relacionamentos com mais de um fornecedor.
Isso garante que sua loja não vai ficar refém de um único prestador de serviços e que ela tem mais opções em caso de problemas com o primeiro.
Percebe que ter um fornecedor como opção é uma ótima maneira de negociar melhores condições com cada um deles?
Como sua loja não estará dependente apenas de um, será possível comparar as propostas e escolher aquela que melhor atende às suas necessidades. Muito mais seguro.
Para isso, caso só tenha um, faça uma boa pesquisa de mercado para identificar os principais fornecedores na sua área de atuação, observar sua reputação e, então, entrar em contato com cada um deles para negociar.
18. Controle seu estoque de produtos
O estoque é um dos principais pontos da gestão de uma empresa, pois é a partir dele que são realizadas as vendas aos consumidores finais.
Por isso, é preciso que você saiba como gerir o seu de maneira eficiente.
O ideal é ter um controle preciso do estoque, sabendo quantos produtos existem em estoque e quais são os mais vendidos.
Isso permite fazer um planejamento estratégico das compras, focando em comprar apenas o necessário e em não deixar produtos parados. O controle de mínimo e máximo é uma questão básica para as empresas organizadas.
Invista em um bom sistema de gestão de estoque — aqui, a tecnologia entra em cena mais uma vez —, que permita um controle de operações com grande capilaridade.
Para negócios com canais de vendas online e offline, isso vale mais ainda.
19. Desenvolva ações de marketing e divulgação
Outro ponto sobre administrar uma empresa bem é investir em marketing e divulgação. Isso permite que sua marca divulgue o seu negócio para um público maior e possa atrair mais clientes.
Para isso, é preciso investir em ações de comunicação, como anúncios nas redes sociais, criação de um blog ou panfletagem de flyers.
No entanto, não se deve fazer isso de maneira aleatória. Não esqueça dos 4 Ps do marketing. É papel da empresa entender bem o produto, preço, praça e promoção na hora de fazer suas ações.
Se seu público estiver mais presente nas redes sociais, por exemplo, invista nelas para divulgar o seu negócio.
Se for uma audiência mais madura, quem sabe os jornais locais ainda podem ser uma boa opção, não é mesmo?
Conhecendo seu público, fica mais fácil encontrar a resposta.
O essencial é saber como investir o seu marketing e divulgação para, de fato, crescer seu reconhecimento de marca e, claro, aumentar suas vendas na sua loja.
20. Dê atenção a seus clientes sempre
Por fim, não podemos deixar de falar da importância de dar atenção aos clientes. Por mais que uma loja dependa de processos internos, sem os clientes, ela não se sustenta.
É por isso que essa preocupação deve incluir desde o primeiro momento em que as pessoas entram na sua loja até quando finalizam uma compra.
Ter um bom serviço é o que vai conquistar e fidelizar os clientes. Não é à toa que o mau atendimento fez as empresas brasileiras perderem R$400 bilhões em 2018, como mostrou a Exame.
Se preocupar com a experiência do cliente tem sido um ponto fundamental para os negócios. E isso passa por diversos fatores, como a educação dos funcionários, tempo de espera na fila e qualidade do produto.
Faça pesquisas periódicas para entender como está o atendimento da sua loja e se os clientes estão satisfeitos com a experiência que tiveram.
Como administrar uma empresa: quais livros podem ajudar?
Como já vimos, administrar uma empresa é algo complexo e que exige diversas habilidades. No entanto, como toda tarefa, ela pode ser aprendida com o tempo e com a prática.
Mas não só isso: existem diversos livros que podem ajudar quem quer montar sua própria empresa ou melhorar a gestão de um negócio já existente.
Veja algumas literaturas que podem ajudar você a gerir melhor o seu negócio:
- Planejamento Estratégico para Pequenas Empresas, de Arnaldo Rosa de Andrade;
- Manual de Gestão Empresarial: Teoria e Prática, de Almir Ferreira de Souza;
- Quem Sabe Faz A Hora!: Iniciativas decisivas para gestão e liderança, de Mário Sérgio Cortella;
- Comece Pelo Porquê: Como grandes líderes inspiram pessoas e equipes a agir, de Simon Sinek;
- A Arte da Guerra, de Sun Tzu — embora não seja focado nisso, pode trazer insights interessantes também para as empresas.
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Conclusão
Aprender como administrar uma empresa é uma tarefa que requer tempo e diversos cuidados com os processos internos e na relação com o público. Por isso, é bom estar atento a todas as demandas do negócio para garantir sucesso.
Como falamos, isso envolve pesquisa do público-alvo, treinamento das equipes, ações de marketing e divulgação e até mesmo um plano B para imprevistos.
Além disso, contar com a tecnologia pode ser o salto que sua empresa precisa dar.
Com um bom sistema de gestão de loja, é possível integrar todas as diferentes tarefas e ter mais controle sobre o seu negócio.
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E, se você quer aprender mais sobre empresa e gestão, leia também sobre como fazer uma planilha de fluxo de caixa!
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