Muitas empresas sentem dificuldade no dia a dia na hora de associar os dados de diferentes setores. É por isso que vários desses negócios começam a buscar um sistema de varejo.
Não importa se você possui uma loja de roupas ou um supermercado; uma loja de materiais de construção ou um food service. Todo nicho do mercado pode ganhar com a tecnologia. Por isso, ela é vista como uma grande aliada na hora de otimizar processos.
Na prática, isso significa um ganho na eficiência de todas as etapas que compõem a cadeia, desde quando a mercadoria chega ao centro de distribuição até o relacionamento com o cliente no pós-venda.
Pensando nos benefícios dos sistemas de varejo, vamos nos aprofundar mais nesse assunto ao longo do texto. A seguir, vamos te explicar como eles funcionam, quais são suas características e, claro, como escolher. Boa leitura!
Sistemas de varejo: o que são?
Os sistemas de varejo são ferramentas tecnológicas, entendidas como softwares, que permitem que seu negócio ofereça um melhor serviço de atendimento e vendas para os clientes.
O objetivo dos sistemas de varejo é organizar os processos e potencializar a cadeia logística de uma loja ou estabelecimento.
Esses sistemas consideram estabelecimentos que possuem loja física e loja virtual também. A partir deles, é possível oferecer uma experiência completa e integrada ao cliente
Ainda, essas ferramentas podem variar de acordo com as atividades particulares do setor.
Dessa forma, é possível encontrar softwares de varejo para moda, food service ou setor automotivo, por exemplo.
Como funciona um sistema para varejo?
Os sistemas de gestão de varejo desempenham uma série de tecnologias que permitem facilitar processos como o controle financeiro, gestão de estoque e ponto de venda, por exemplo.
Para você entender melhor, iremos falar sobre como funcionam alguns tipos de gestões associadas a um ERP para varejo. Elas podem estar conectadas ou não, a depender da plataforma. Acompanhe!
Controle financeiro
Um dos sistemas de varejo podem ser utilizados para controle financeiro, ou seja, para as entradas e saídas da empresa. O software, nesse caso, pode executar funções como:
- emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e boletos;
- geração de fluxo de caixa, ponto de equilíbrio e a DRE Gerencial;
- administração de contas a pagar e receber;
- identificação dos gastos com tarifas, taxas bancárias e juros pagos;
- fornecimento de diversos relatórios.
PDV para o varejo
O Ponto de Venda (PDV) é um sistema de varejo que serve para auxiliar na venda de produtos aos consumidores
Ao conectar um ERP, é possível ter um fluxo dinâmico e padronizado e, ao mesmo tempo, agilizar as compras dos clientes. Entre as funções que ele pode oferecer, estão:
- controle do número de vendas;
- criação de ordens de compra e venda;
- leitura de códigos de barra;
- base de dados de vendas;
- atualizações automáticas de preços.
Gestão de estoque
Os sistemas para lojas de varejo são os que envolvem a gestão de estoque. Ter o controle da quantidade de produtos é fundamental para que a empresa não perca vendas e, consequentemente, dinheiro.
Da mesma forma, uma gestão de estoque ajuda a garantir que não se tenham mercadorias em excesso, evitando problemas como produtos vencidos ou obsoletos. Entre os principais serviços com que um ERP de estoque pode ajudar, estão:
- cadastro de produtos;
- controle de compras;
- reposição automática de estoque;
- acompanhamento do giro e cobertura dos produtos;
- administração de várias filiais ao mesmo tempo.
Administração empresarial
Em último lugar, um sistema de varejo focado na administração empresarial pode otimizar a gestão do varejo em si, principalmente por meio da integração de todos os setores da empresa.
Entre as suas principais funções que ele pode oferecer, estão:
- cadastro de clientes, produtos, serviços e fornecedores;
- elaboração de relatórios;
- controle do orçamento empresarial;
- acompanhamento de indicadores operacionais e estratégicos.
Por que adotar um software para varejo?
A adoção de um software para varejo oferece vários benefícios para todos os setores da empresa, sendo um excelente custo-benefício para o negócio.
A diferença vai ser qual é a plataforma mais adequada para isso e, principalmente, a que atenda a todas as suas necessidades. Para que a gestão tome decisões mais estratégicas, por exemplo, é necessário ter um sistema que ofereça a visualização completa das rotinas.
Já para negócios que já estão um passo à frente, é preciso oferecer diferenciais ao cliente. Soluções de comunicação omnichannel para o consumidor, por exemplo, são uma excelente opção.
Um sistema de gestão auxilia na integração da loja física ao ambiente online, tornando mais fácil a compra e, consequentemente, aumentando lucros e rentabilidade da operação.
Por essa razão, se você quer que seu varejo tenha bons resultados, é essencial contar com um bom sistema de gestão.
Funcionalidades de um sistema de gestão para varejo
Quem atua com o varejo sabe que só há uma forma de ter sucesso: garantindo vendas. E, para isso, o sistema de gestão para varejo é uma excelente opção.
Ele atua desde a ruptura de estoque, para oferecer a satisfação do cliente, até maior agilidade na frente de caixa, fornecendo dados sobre o faturamento diariamente.
E, como as funcionalidades são muitas, vamos reunir a seguir as principais. Saiba mais o que um ERP para varejo oferece:
Planejamento e gerenciamento
O primeiro passo para uma gestão de varejo de sucesso é realizar o gerenciamento de indicadores de performance. Para isso, é necessário ter um planejamento estratégico com objetivos. Assim, você vai poder analisar os resultados baseado em informações coletadas pelo seu software
Produtos e campanhas
Um ERP integrado também pode alavancar vendas de algum produto específico. Para isso, você pode fazer uso da tecnologia para campanhas promocionais com esse foco.
Canais de comunicação
Com uma loja própria, por exemplo, é fundamental desenvolver e administrar os meios de comunicação integrados. Você pode usar desde o telefone até as redes sociais. Um software é capaz de promover essa importante omnicanalidade.
Gestão de clientes
Uma boa gestão de cliente leva em consideração o atendimento oferecido na loja, ofertas personalizadas conforme o perfil de consumo, ações de relacionamento e programas de fidelidade. Tudo isso é possível por meio de um sistema de varejo.
Gestão de compras
Um software para varejo também tem o papel de evitar prejuízos relativos ao volume de compras por meio do monitoramento de estoque e um sistema de prevenção de perdas, além de movimentação de produtos, levando em conta devoluções e margem de lucro.
Canais de venda
Além dos canais de comunicação, um bom software pode se comprometer com o oferecimento de diversos canais de venda, entregando uma experiência completa
para o cliente.
Gestão de entregas
Um ERP para varejo também pode apresentar funcionalidades para a etapa de entregas, administrando tarefas como cálculo de frete, notificação de coleta, rastreamento e logística reversa.
Logística reversa
Funcionalidades de logística reversa também são possíveis por meio de um software de varejo. Dessa forma, é possível otimizar o encaminhamento e a devolução pós-venda ou pós-consumo, sendo fundamental para a experiência do cliente.
Benefícios do sistema para varejo
Agora que você já sabe as funcionalidades que pode garantir ao optar por um sistema de varejo, vamos falar também sobre os benefícios do sistema para varejo. São eles:
- aumento da produtividade: ao associar os diferentes segmentos dentro de uma mesma plataforma, a produtividade aumenta;
- automatização de processos: evite errar e refação de processos ao longo das tarefas, contando com a automatização;
- aumento da eficiência: com os dados em tempo real nas mãos, ajustes de rota dos negócios são feitos de forma mais rápida;
- compliance fiscal: um ERP confiável está em dia com as exigências e regulamentações tributárias, garantindo que, ao final de cada período, a cobrança de impostos seja feita de forma correta;
- aumento da satisfação do cliente: uma boa gestão possibilita que o cliente encontre o que ele está procurando, com um bom preço e atendimento ágil.
ERP para varejo: como contratar?
O software ideal para uma rede varejo é aquele que contempla as necessidades por meio de uma única solução, de forma totalmente integrada.
Por essa razão, contratar um software de varejo pode ser mais fácil do que você pensa. O ideal é realizar a contratação passo a passo, de acordo com as suas necessidades.
Em um primeiro momento, é interessante que a equipe responsável pela instalação do sistema para varejo faça uma visita à empresa para entender o negócio.
Isso porque há soluções que atendem a todas as tarefas, do backoffice ao frontoffice, e outros modelos de contratação com módulos específicos conforme demanda.
Considerando esses aspectos, vamos trazer uma série de dicas para você escolher qual ERP utilizar na sua empresa.
Sistemas varejo: dicas de como escolher
A seguir, veja as principais dicas de como escolher o melhor sistema de varejo para ter ganhos na sua empresa. Acompanhe!
Analise as demandas da sua loja
Você não pode fazer uma escolha de sistema para varejo sem considerar, em primeiro lugar, quais são as demandas da sua loja.
O fato de você ser varejista de roupas ou de alimentos, por exemplo, vai fazer com que algumas das suas necessidades sejam específicas para o seu mercado.
Ao considerar isso, você está mais próximo de uma boa escolha, afinal, o software será parametrizado para oferecer recursos e funcionalidades que aumentam a produtividade de acordo com seu contexto de vendas.
Liste quais funcionalidades são essenciais
O segundo passo, naturalmente, consiste em listar quais são as funcionalidades essenciais do seu segmento. Desde produtos e campanhas até logística reversa, há muito o que considerar.
É a lista que vai determinar a sua expectativa com a contratação de um sistema de gestão.
Além disso, com ela em mãos, você vai saber quais fornecedores podem ou não ser considerados na sua pesquisa.
Isso é fundamental, afinal, as empresas que não oferecem uma plataforma com os serviços que você precisa nem devem ser consideradas.
Busque referências no mercado
Depois de considerar seu nicho de mercado e listar quais são as funcionalidades essenciais, e hora de buscar as referências dentro dele.
Um bom exemplo de referências são aquelas empresas que já atendem a outros negócios no seu segmento. Isso é fundamental pois ela já conhece como funciona a rotina do mercado e tem experiência em resoluções para isso.
Junto a isso, priorize empresas que tenham reconhecimento público, como certificados e premiações importantes. Quanto mais valor ela tiver no mercado em que atua, mais chances de a empresa ser uma referência no mercado.
Pesquise a reputação da empresa
Ao selecionar as melhores referências, você precisa pesquisar a reputação da empresa. Pesquise comentários em redes sociais, além de observar as avaliações que foram feitas em sites como Reclame Aqui, especializados nisso.
Além da reputação por si só, é crucial que você se certifique de que a empresa tem um bom histórico de inovação. Como estamos falando de tecnologia e varejo, essa é uma qualidade importantíssima a ser oferecida por uma empresa que vende softwares.
As melhores redes de varejo precisam estar equipadas com soluções capazes de acompanhar essas inovações, por isso, a reputação de uma empresa associada ao pioneirismo faz toda a diferença.
Certifique-se de que o sistema atenda às questões legais
Você precisa optar por uma solução que facilite o cumprimento da legislação, afinal, seguir obrigações fiscais, tributárias e contábeis é um ponto básico para uma boa gestão.
É comum se deparar com fiscos municipais, estaduais e federal que implementam novas iniciativas digitais, sendo uma forma de acelerar os processos de fiscalização. Por isso, o sistema deve sempre estar a par disso.
Ou seja, o software precisa estar preparado para integrar suas informações com os sistemas fiscais. Com isso, ele vai trazer maior segurança na hora de respeitar as obrigações junto ao Fisco.
Avalie os pré-requisitos do software
Você não pode deixar de avaliar todos os pré-requisitos quando for escolher um software, ou seja, quais equipamentos são necessários para que você possa implementar esse sistema na sua loja.
Por exemplo, em casos de lojas menores, contar com um software em nuvem pode ser mais simples, pois não vai ser preciso fazer uma instalação local.
Por outro lado, se você é dono de uma loja com uma rede de franquias, oferecendo uma operação maior, ter um software local pode ser mais vantajoso, afinal, não depende de internet, como no primeiro caso.
Veja se há possibilidade de integração a outras plataformas
Outro ponto crucial para a instalação do seu ERP para varejo é se certificar de que ele se integra a outras plataformas.
É preciso que ele permita que você tenha acesso às outras ferramentas. Conciliador de cartões, e-commerce e validador tributário, por exemplo, são exemplos de plataformas que costumam precisar ser integradas ao sistema.
Você deve optar por empresas que permitem e flexibilizam integrações com qualquer sistema de mercado.
Analise a estrutura do suporte
Além de suportar a operação da sua rede de varejo, é fundamental que a empresa saiba atender a você da melhor forma.
Por essa razão, em último lugar, você deve analisar qual é a estrutura de suporte do sistema, testando os níveis de serviço de suporte oferecidos pela empresa.
Isso acontece porque depois que você compra um sistema de varejo, todo o contato é feito por meio da equipe de suporte. E isso deve ser feito de forma fácil. Dessa forma, não esqueça de avaliar as ferramentas que a empresa faz uso para te atender.
Existe algum sistema para comércio varejista grátis?
Sim, no mercado é possível encontrar sistemas de varejo gratuitos. No entanto, eles possuem diversas limitações de serviços e, principalmente, integração. Plataformas completas – e, por sua vez, pagas – são muito mais vantajosas.
Tecnologias TOTVS para o Varejo
Como você viu, ter um sistema integrado de varejo faz toda a diferença para que seu negócio possa crescer. Soluções que integram canais de comunicação e de venda, portanto, são fundamentais.
Já imaginou integrar gestão de estoque, controle financeiro e gerenciamento de todos os canais de venda em um só lugar? Com as tecnologias TOTVS para o setor varejista, isso é possível.
Nossos sistemas possuem funcionalidades que permitem a integração da sua operação para otimizar todo o gerenciamento.
Assim, é possível vender produtos de qualquer estoque, entregando a partir de uma loja diferente quando necessário.
Conheça agora mesmo os nossos sistemas e aplicações para varejistas!
Conclusão
Sistemas de varejo consistem no uso da tecnologia para potencializar serviços dentro da sua loja, sejam eles de atendimento, venda ou gestão financeira.
Para fazer uma boa escolha, é importante analisar as demandas do seu negócio, identificar as empresas referências no mercado e avaliar o potencial de integração do sistema.
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