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Sistema de gestão escolar: Conheça vantagens em adotar

Equipe TOTVS | GESTÃO PARA INSTITUIÇÕES DE ENSINO | 15 janeiro, 2020

Um sistema de gestão escolar é a forma mais indicada de trazer organização e eficiência à instituição de ensino. Ele ajuda a compreender e resolver seus principais problemas e traz melhorias significativas para os processos internos.

Um bom sistema de gestão educacional consegue integrar setores, interligando os departamentos pedagógico, acadêmico e financeiro. Traçar estratégias para o sucesso da escola se torna um processo muito mais eficiente. Então, continue lendo o artigo que preparamos para você e saiba mais!

Quais pontos são tocados pelo sistema de gestão escolar?

Um software auxilia em diversas tarefas, dando suporte à tomada de decisões por meio de relatórios precisos das áreas que compõem a instituição de ensino. Dessa forma, o gestor tem mais tempo para colocar em prática novos projetos e melhorar o sistema de educação.

Confira a seguir alguns dos pontos nos quais o software de gestão escolar atua:

  • Controle de matrícula e inadimplência;
  • Controle de fluxo de caixa;
  • Emissão de boletos bancários;
  • Lançamento de notas;
  • Emissão de boletins;
  • Acompanhamento de desempenho do aluno;
  • Acompanhamento de desempenho do professor com cada turma,
  • Controle de frequência dos alunos.

Agora, imagine o seguinte cenário: tratando esses pontos por meio de processos físicos, acumula-se uma enorme quantidade de papelada e arquivos, e todas essas atividades correm muito mais lentamente e com maiores possibilidades de erros e falhas no meio do caminho.

É por isso que um sistema de gerenciamento escolar precisa estar nos seus planos. Nos dias de hoje, é impossível não recorrer à tecnologia e suas vantagens, e é sobre ela que falaremos a seguir.

Benefícios do sistema de gestão escolar

Uma escola, faculdade ou mesmo um curso específico gira em torno das trocas de informações, sejam elas em pequena ou grande escala, como as das próprias aulas até os mais complexos processos internos da instituição, que constituem todo o fluxo operacional, afinal, também estamos falando de uma negócio.

Quais são, então, os benefícios em adotar um sistema integrado de gestão escolar?

Combate à evasão escolar

A evasão escolar, infelizmente, acontece por vários motivos no Brasil. Com um sistema capaz de armazenar dados e apontar indicadores que preveem a possibilidade de abandono dos estudos, os gestores podem colocar em prática um plano de ação focado em reter esses alunos mais propensos à evasão.

Melhora a comunicação com os pais

Por conta de rotinas corridas, muitos responsáveis passam todo o ano letivo sem conhecerem a situação acadêmica do estudante. O software para escolas facilita essa relação.

Isso acontece porque, mesmo que os familiares não estejam presentes fisicamente no cotidiano do aluno, têm acesso às informações on-line, agilizando uma intervenção e evitando mal-entendidos por desencontro de informações e falha de diálogo.

Automatiza informações de dados oficiais

O levantamento de informações das escolas feito pelo governo pode levar muito tempo. Um sistema de gestão simplifica essa tarefa, já que não é necessário começar um relatório do zero a cada ano. O sistema aproveita a base de dados e se utiliza das informações que já estão registradas e atualizadas.

Com isso, os Censos Escolares ficam muito mais ricos e dinâmicos, base importante para um desenvolvimento cada vez melhor e aprimoramento da cultura de ensino e educação por todo o país.

Melhora no marketing da escola

O software escolar permite acesso em tempo real às informações do corpo docente e discente. Acompanhando essa lógica, as ações do setor de marketing também seguem essa linha, com acesso aos níveis de divulgação da escola.

Você consegue saber quantas pessoas fizeram visitas em um determinado período, quantas entraram em contato, quais alunos renovaram a matrícula mais cedo, etc. Com isso, é possível oferecer benefícios ou intensificar investimentos em comunicação e infraestrutura, indispensáveis para a captação de alunos.

Auxilia a gestão pedagógica e interatividade com a escola

O sistema de gestão escolar permite que a instituição mantenha um planejamento educacional eficiente, além de tópicos como registro de frequência e planos de aula. Mapeamento de classe, distribuição de professores e gestão de biblioteca também entram nessas classificações.

Quando falamos de interatividade, o uso de uma plataforma no ambiente escolar permite ouvir as pessoas envolvidas, o que contribui para atuações mais participativas além do ambiente da escola.

Com esse tipo de metodologia circulando, a instituição também pode se pautar nas avaliações, sugestões e críticas feitas por alunos e familiares, com uma relação colaborativa e sincera para o desenvolvimento de melhorias para todos.

Como escolher o sistema de gestão escolar ideal?

Definir qual software será adotado é uma etapa que precisa de atenção, ponderando bem sobre quais são as necessidades da sua escola.

Priorize um software que simplifique as rotinas administrativas. Com isso determinado, o seu tempo e o de todo o time terão um aproveitamento muito maior. E tempo é uma das maiores riquezas que se pode ter, certo?

Tendo isso em mente, cabe a você implementar uma solução que não apenas atenda às necessidades da empresa, mas que também seja descomplicada no uso dos colaboradores.

Vale ressaltar que um sistema de gestão on-line, hospedado na nuvem, é acessível de qualquer lugar, uma vez conectado à internet, sendo possível manipulá-lo via desktop e mobile. O arquivamento de dados em um único lugar, ou em arquivos físicos, demanda mais trabalho e é um risco para as informações, que não passam pelo processo de um backup seguro.

Conte com a TOTVS para sua gestão escolar

Ao longo deste artigo, você pôde perceber que um software de gestão escolar é essencial para desenvolver um fluxo eficiente e natural das atividades da rotina escolar. É possível controlar e simplificar os processos administrativos, empregando as melhores tecnologias para atingir as metas estabelecidas.

A TOTVS é referência em inovação e desenvolvimento, com soluções que atendem instituições de ensino de todos os portes. Para conhecer mais sobre os sistemas de uma empresa 100% brasileira, continue acompanhando nosso blog e assine a newsletter para não perder nenhuma novidade.

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